項(xiàng)目管理辦公室(PMO)是公司內(nèi)部或外部的一個(gè)團(tuán)體，它負(fù)責(zé)組織、維護(hù)并確保組織范圍的項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)。PMO是最佳實(shí)踐、項(xiàng)目狀態(tài)和方向的守護(hù)者，它們集多個(gè)職能于一身。
項(xiàng)目管理研究所從業(yè)人員職業(yè)發(fā)展副總裁Brian Weiss說：“總而言之，項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)能幫助組織為項(xiàng)目和計(jì)劃的利益相關(guān)者實(shí)現(xiàn)價(jià)值。”
據(jù)PM Solutions的調(diào)查結(jié)果顯示，2016年有85%的企業(yè)有PMO，比2014年增長了5%。他們還發(fā)現(xiàn)，沒有PMO的企業(yè)中有30%計(jì)劃實(shí)施PMO。
PMO的作用可能隨著人工智能和數(shù)字化轉(zhuǎn)型的影響而發(fā)生變化，但是，在當(dāng)今的商業(yè)環(huán)境中，要了解PMO應(yīng)該做什么，你應(yīng)該考慮用什么類型的PMO，以及誰真正需要PMO。
PMO的作用和職責(zé)
PMO確保公司的程序，實(shí)踐和運(yùn)營的正常進(jìn)行——按時(shí)，按預(yù)算和相同的方式正常進(jìn)行。Weiss說：“PMO是為了確保項(xiàng)目和計(jì)劃的成功，而且這是至關(guān)重要的，因?yàn)榻M織通過項(xiàng)目和計(jì)劃實(shí)現(xiàn)價(jià)值。PMO如何做到這一點(diǎn)取決于它們在組織內(nèi)的位置。”
根據(jù)PMI 2017年的職業(yè)脈搏報(bào)告，哪些將企業(yè)范圍的PMO與戰(zhàn)略保持一致的公司相較于沒有這么做的公司，前者使項(xiàng)目符合原始目標(biāo)和業(yè)務(wù)意圖的能力要比后者高38%。前者被認(rèn)為失敗的項(xiàng)目的比例也比后者低33%。
Confo的PMO副總裁Michael Fritsch提供PMO服務(wù)，同時(shí)也幫助公司創(chuàng)建自己的內(nèi)部PMO，他說一個(gè)好的PMO：
· 為企業(yè)提供有形的、可重復(fù)的長期利益
· 符合企業(yè)戰(zhàn)略和文化
· 敏捷得足以適應(yīng)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變
· 是高績效組織的關(guān)鍵推動(dòng)者
· 整合企業(yè)戰(zhàn)略項(xiàng)目的數(shù)據(jù)和信息/支持平衡記分卡
· 實(shí)現(xiàn)企業(yè)間共享使項(xiàng)目獲得成功的資源、方法、工具和技術(shù)
· 確定和開發(fā)項(xiàng)目管理方法，最佳實(shí)踐和標(biāo)準(zhǔn)
· 訓(xùn)練、輔導(dǎo)、培訓(xùn)，并為項(xiàng)目經(jīng)理和員工提供監(jiān)督
雖然以上提到的一切都很重要，但Fritsch說最后一項(xiàng)也是企業(yè)培養(yǎng)人才的一種方式，它甚至超出了PMO的范疇。
他說：“這個(gè)卓越中心也可能是事業(yè)的發(fā)展道路。他通過職業(yè)發(fā)展來帶領(lǐng)人們。”他說，項(xiàng)目經(jīng)理在一家公司上升到高管級(jí)別并不罕見。這也是留住人才的關(guān)鍵部分，所以PMO內(nèi)的項(xiàng)目經(jīng)理并不認(rèn)為這個(gè)辦公室是他們職業(yè)生涯的終點(diǎn)(他們也可能把它看作是一個(gè)死胡同并離開)。
不同類型的PMO
按所能提供的支持的多寡的順序來排列，PMO一般可以分為支持型、控制型和指令型三種。
· Fritsch說，支持型PMO是“kumbaya(到這兒來)”類型的PMO，PMO會(huì)在有需要的地方提供幫助。“進(jìn)來吧，我們會(huì)給你靈感，給你最佳實(shí)踐，你可以完全忽視我們，我們什么也不會(huì)說”。
· 控制型PMO并不是完全不插手，但它也不是工頭。Fritsch說：“它對項(xiàng)目進(jìn)行了一些控制”。它給公司提供模板、程序和報(bào)告。他說：“這是實(shí)施一些標(biāo)準(zhǔn)并提供一切支持的最佳著眼點(diǎn)，但PMO并不負(fù)責(zé)一切”。他補(bǔ)充說這是最常見的PMO類型。
· 指令型PMO是PMO指導(dǎo)工作、支持和控制世界的項(xiàng)目管理的地方，它沒有給PMO所概述的對模板、程序和報(bào)告的要求的遵循留有回旋的余地。這些在高度受管制，高風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)境中是最常見的。
PMO也可能是面向內(nèi)部或外部的。World Wide Technology的高級(jí)經(jīng)理Jeff Grieshaber表示：“內(nèi)部項(xiàng)目辦公室”彌合了進(jìn)行敏捷開發(fā)和迭代開發(fā)的團(tuán)隊(duì)之間的差距。它們在業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)型中運(yùn)行大型程序的組織中也很常見。
Grieshaber說：外部PMO具有與內(nèi)部PMO相同的質(zhì)量，但前者也“真正善于與客戶、利益相關(guān)者以及產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)進(jìn)行溝通，而這些客戶利益相關(guān)者和產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)正看展著你所管理的工作”。
PMO在數(shù)字革命中也拼命地發(fā)展和變化。Gartner預(yù)計(jì)由于數(shù)字化轉(zhuǎn)型，項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的作用將會(huì)發(fā)生變化，特別是隨著人工智能變得越來越普遍，并承擔(dān)了傳統(tǒng)的PMO職能。根據(jù)2017年4月的報(bào)告，到2030年，他們預(yù)測現(xiàn)在可能存在于組織內(nèi)的多個(gè)PMO將“合并為一個(gè)涉及變革、戰(zhàn)略、項(xiàng)目演進(jìn)和組織治理的職能”。
你需要PMO嗎?
考慮你是否需要PMO的最佳著眼點(diǎn)是對公司的運(yùn)作情況進(jìn)行一個(gè)很好的、深入的了解，看看它們的不同部分是否已經(jīng)在整個(gè)系統(tǒng)和群體中協(xié)調(diào)一致，或者它們是否以具有相互孤立的不同系統(tǒng)的方式運(yùn)營。如果你的公司是后面這種情況，則PMO可以幫助你。此外，如果你要實(shí)施任何重要的項(xiàng)目或策略更改，或者你已有的策略不符合需求，則PMO可能適合你的組織。
Fritsch說：“如果你經(jīng)營成本等級(jí)很高或具有顯著的影響項(xiàng)目，那么你確實(shí)可以從PMO中受益。當(dāng)然，項(xiàng)目規(guī)模越大，預(yù)算越多，項(xiàng)目也越多，你可以從PMO獲益更多。”
但是如今被公司視為PMO的不一定是它們未來所預(yù)見的東西。Gartner預(yù)計(jì)，由于數(shù)字革命，IT PMO的數(shù)量將會(huì)下降，盡管有些會(huì)轉(zhuǎn)型為變革管理職能，并成為高管級(jí)戰(zhàn)略職能的一部分。該分析公司還預(yù)計(jì)，到2030年，人類、智能機(jī)器和人工智能之間的合作將淘汰“大約80%的‘工作’”，而這些工作代表了當(dāng)今大部分的項(xiàng)目管理規(guī)程、實(shí)踐和活動(dòng)。”對于PMO專業(yè)人員，這意味著他們要改變行為和實(shí)踐。對于公司來說，這意味著為了組織的利益(也為了組織的底線)而接受這個(gè)職業(yè)的變化。
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