行業(yè)充斥著大量采購量未能達到預(yù)期和目標的企業(yè)軟件。雖然你可能會讀到最終對簿公堂的徹底失敗，但絕大多數(shù)局部失敗是不會暴露的，因為涉事者不喜歡談?wù)撌?，這就是為什么很少有組織意識到它們在這些項目上冒的風險。
當一個組織決定購買企業(yè)軟件時，他們的需要被記錄為需求，需求上的不充分是新軟件未能達到期望和目標的主要原因。本文介紹了軟件獲取過程中要使用需求的15個不同場合，并將幫助你理解為什么要花費大量時間和精力來發(fā)掘這些場合。
需求用來選擇軟件的場合
1.決定什么是重要的
需求對組織的重要程度表現(xiàn)在需求的權(quán)重范圍內(nèi)——從“特受歡迎”一直到“不感興趣”。與權(quán)重相關(guān)的數(shù)值用來計算“匹配分數(shù)”，這個分數(shù)用來衡量軟件在何種程度上滿足這些需求。實施顧問也使用這個權(quán)重，從而把工作重點放在最重要的需求上。
2.培養(yǎng)用戶支持
組織在衡量需求時可以捕捉誰需要它，他們?yōu)槭裁葱枰约八鼘λ麄冇卸嘀匾．攩T工看到他們的名字出現(xiàn)在要求中時，他們覺得組織正在傾聽他們的意見，這擴大了用戶的支持力度，這對于重大軟件采購上的成功至關(guān)重要。
我們正在幫一位客戶選擇ERP軟件。其中一群評估需求的用戶包括管理生產(chǎn)庫存團隊的Buddy，Buddy曾是一個藍領(lǐng)工人，其“辦公室”就是生產(chǎn)工場。當Buddy·看到他的名字出現(xiàn)在需求中并明白他為什么要這些需求，他眼前一亮，因為他意識到公司正在考慮他的需要。從那次會議以后，Buddy成了新ERP系統(tǒng)的強力倡導者。
3.控制范圍蔓延
假設(shè)你已經(jīng)使用逆向工程等技術(shù)開發(fā)了全面的需求列表，讓用戶把重點放在該列表上，而不是讓他們捏造新的需求，從而使需求范圍得到控制。你避免了因處理這類問題而分心——“如果新軟件真的......那該有多好?”
4.改進的供應(yīng)商回應(yīng)
在供應(yīng)商回應(yīng)RFI或RFP時，他們正在回應(yīng)你的需求。當需求不完整、模棱兩可或措辭不當時，供應(yīng)商會以對他們有利(而不是對你有利)的方式來解釋這些需求。此外，沒有一家供應(yīng)商可以對無法符合不明確的需求而負責。因糟糕的需求或不完整的需求而導致的不準確的RFI或RFP響應(yīng)也可能導致人們選錯軟件，從而導致軟件無法達到預(yù)期值。
5.差距分析與權(quán)衡結(jié)果相符
差距分析使用需求權(quán)重和產(chǎn)品評估分數(shù)來衡量潛在軟件產(chǎn)品在何種程度上符合你的需求。差距分析的結(jié)果表示為名曰匹配分數(shù)的數(shù)字，它用來對產(chǎn)品進行排名。匹配分數(shù)通常是標準化的，例如100%意味著所有的需求都完全得到了滿足。
6.項目范圍管理
我們在選擇軟件時往往希望看到一個或多個匹配分數(shù)至少達到90%的產(chǎn)品。然而，在一些評估中，沒有任何產(chǎn)品的得分能達到75%上下。發(fā)生這種情況時，你對功能的要求超出了市場的供應(yīng)能力。如果你希望達到你的期望值，那么這個項目的范圍就必須縮小。
我們正在幫助一個從事生命科學的客戶。他們希望新軟件包含能支持特定FDA標準的文檔管理。雖然所有的供應(yīng)商都具備基本的文檔管理，但他們中沒有一家支持這個FDA標準。他們建議使用單獨的符合FDA要求的文檔管理系統(tǒng)，并將其軟件連接到該系統(tǒng)。
當我們通過刪除文檔管理要求來縮小客戶的項目的范圍時，所有產(chǎn)品的分數(shù)都得到了大幅度提高?，F(xiàn)在客戶的期望值與市場上的軟件所能提供的功能結(jié)合得更緊密。
7.軟件演示腳本
差距分析做出軟件選擇，演示證實了這一決策。通常情況下，我們選擇得分排在前三名的產(chǎn)品來演示。出彩的需求用于創(chuàng)建演示腳本。
8. RFI或RFP審計
有時供應(yīng)商在回應(yīng)RFI或RFP時“過于樂觀”，而審計的作用就是發(fā)現(xiàn)這些不準確的回應(yīng)。我們選中供應(yīng)商所聲稱的完全符合需求的出彩的樣本，并要求他們提供軟件符合他們所聲稱的需求的證據(jù)。如果一個供應(yīng)商歪曲了他們的產(chǎn)品，那么審計就會發(fā)現(xiàn)這一點，而且你會避免購買不能滿足需求的軟件。
在最近的ERP選拔中，一家供應(yīng)商聲稱能達到近2000項需求中的99.8%的需求。所以我們問該供應(yīng)商，如果他們聲稱達到了一個需求，但是在實施過程中卻發(fā)現(xiàn)該需求沒有達到，那么他們會提供什么樣的補償。他們回答說他們不保證對RFI的回應(yīng)。換句話說就是：“不要相信我們所聲稱的東西!”整個審計過程都在這個問題上得到了總結(jié)，問這個問題有助于避免這樣的困惑——買了軟件卻在實施時發(fā)現(xiàn)它不符合期望值。
9.設(shè)定預(yù)期值
所有主要的軟件采購都涉及某種程度的妥協(xié)，還涉及將期望值與選定的軟件所提供的東西掛鉤，這是一個成功的項目的重要組成部分。用于購買特定軟件產(chǎn)品的差距分析定義并記錄了這些期望值，細到軟件如何滿足個別需求。在采購之前了解你所做出的解妥協(xié)可以使期望值與現(xiàn)實保持一致并防止買方后悔。
我們的一個客戶已經(jīng)進行了一個重大的軟件采購，這其中的匹配分數(shù)只有79%(我們更喜歡90%左右的匹配分數(shù))。低分意味著人們正在做出重大的妥協(xié)，但最能滿足他們的特殊需求的還是軟件。處理該項目的IT主管Jeff在實施過程中說，每當他想知道為什么他們選擇了特定的軟件時，他就回到評估中，他發(fā)現(xiàn)所有其他的競爭者甚至做出了更大的妥協(xié)。
10.軟件采購談判
評估流程是評估潛在產(chǎn)品在何種程度上滿足需求的手段，產(chǎn)品按適合分數(shù)排列。通常情況下，評分最高的產(chǎn)品是所選的產(chǎn)品中的一種，但有時幾種產(chǎn)品的匹配程度非常接近。當供應(yīng)商知道你有他們的產(chǎn)品的現(xiàn)實可行的替代品時，他們在談判時會更加通融。
11.庫或需求
可用性、安全性、支持、合同、法律等需求可以在庫中得到捕獲，并在每一個重要的軟件采購中得到重復(fù)使用。每個新項目都可能會對現(xiàn)有需求產(chǎn)生一些新的要求和改進，成熟的軟件選擇過程將使用這些要求和改進來不斷改進庫。
在軟件實施中使用需求的地方
降低實施計劃流產(chǎn)的一種方法是設(shè)計選擇過程，以發(fā)現(xiàn)和收集實施團隊所需的信息。因此，需求分析應(yīng)該足夠徹底，以便在實施過程中不會發(fā)現(xiàn)重要的新需求，并且需求是以可執(zhí)行的方式編寫的。如果你能做到這個，那么實施項目更有可能在預(yù)算范圍內(nèi)按時完成，并在盡可能遭受最小的業(yè)務(wù)顛覆的情況下投入使用。
12.實施項目計劃
項目實施經(jīng)理在購買軟件后應(yīng)有權(quán)使用評估，以便收集的信息可用于計劃和評估實施項目。如果所有重要需求都被捕獲并且這些需求被寫入可執(zhí)行的范圍內(nèi)，則可以更準確地計劃該項目并且更有可能按時完成。這些信息還減少了實施團隊在項目開始時需要做的發(fā)現(xiàn)工作。
13.軟件實施
在軟件實施過程中總會遇到一些問題，遲遲未能得到答案是導致計劃流產(chǎn)的重要因素。當實施顧問有疑問時，如果他們了解滿足一個需求的原因、權(quán)重和滿足該需求的期望的業(yè)務(wù)結(jié)果，這可以提供答案。如果你還需要更多的信息，那么知道誰需要這個需求，就可以讓顧問快速找到有關(guān)人員以獲得答案。
14.驗收測試
用戶驗收測試是軟件投入生產(chǎn)之前的最后一步。人們必須記錄需求，以便測試能得到開發(fā)，以此驗證軟件是否滿足這些需求。如果項目出了亂子，這有助于避免這樣的問題——與軟件供應(yīng)商和實施顧問發(fā)生官司。律師是這種訴訟的唯一贏家。
馬林縣決定實施SAP ERP，但幾年后該項目失敗了。人們認為SAP不符合需求，需要更換掉。馬林縣后來向?qū)嵤╊檰柼崞?000萬美元的訴訟，但它同意以390萬美元和解，這低于它付出的500萬美元的法務(wù)費用。法律訴訟完全是浪費時間。
如果馬林縣正確地定義了他們的需求，他們可能一開始就能避免這個問題。此外，即使他們最終對簿公堂，一項充分的需求分析也可能會為他們贏得更大的判決。有趣的是，馬林縣用泰勒科技的軟件取代了SAP，并于2017年10月宣布人力資源和工資公布日期已無限期推遲。這種重復(fù)的行為模式強烈表明，馬林縣仍然沒有正確定義他們的需求。
生產(chǎn)中使用需求的地方
15.將軟件價值最大化
所有參與者在完成一個主要的軟件實施后，他們都做好了進入新的項目的準備。有價值的軟件功能最終可能未能實施。如果你有加權(quán)要求的完整列表，并且知道軟件在何種程度上滿足這些需求，這樣就可以防止功能遭到忽略且沒有得到充分利用。當這些功能隨后得以實現(xiàn)并投入使用時，軟件的價值就得到了最大化。
總結(jié)
大多數(shù)人認為需求只是用來選擇軟件，但實際上，它們是最大限度地提高軟件購買價值的基礎(chǔ)。了解需求的使用場合有助于促進人們做出這樣的承諾——化艱難的項目為矚目的成就，這可以幫你成為企業(yè)里的偶像。
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