近日，記者從福建省檔案館了解到，該館協(xié)同福州震旦計算機技術(shù)有限公司建立的檔案實體安全認(rèn)證智能管理項目，為實體檔案加貼了一張“電子標(biāo)簽”，應(yīng)用先進的RFID技術(shù)并結(jié)合震旦公司開發(fā)的檔案實體安全認(rèn)證智能管理系統(tǒng)，徹底告別傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案手工查閱的歷史，實現(xiàn)實體檔案“物聯(lián)網(wǎng)”管理模式，保證實體檔案管理的高度安全性。這一新舉措讓工作人員管理檔案不再費時費力。

目前檔案管理方面存在的問題 給檔案管理工作帶來額外負(fù)荷和成本

對于目前檔案管理方面存在的問題，福建省檔案館相關(guān)部門的工作人員總結(jié)道，以往的檔案管理方式都是傳統(tǒng)的手工操作，先分類、再裝訂，然后手工著錄，整個過程繁瑣低效，導(dǎo)致較多檔案入館后被長期堆放、不能及時整理歸檔，且盤點的時候一般只清點檔案袋的數(shù)量，不能反映內(nèi)部檔案真實的儲存信息。如果要拆開每個袋子進行盤點，那工作量十份龐大。而且，在檔案利用過程中，人工操作上的會有失誤，檔案存放順序被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。一旦檔案沒有按規(guī)定存放，查找起來就好比海底撈針，要將所有檔案篩選一遍，而且管理人員對儲存時間掌握很不準(zhǔn)確，很多過期的舊檔案和有效檔案一起保存，形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負(fù)荷和成本。

如何才能縮短調(diào)檔、查閱時間，同時又降低管理成本?福州震旦計算機技術(shù)有限公司對當(dāng)前檔案管理中存在的問題進行分析，設(shè)計出一套與之相應(yīng)解決方案，并獲得了福建省檔案局的青睞，為福建省檔案館承建“檔案實體安全認(rèn)證智能管理項目”，實現(xiàn)檔案實體的智能化管理，為推進檔案館資源體系建設(shè)、提高現(xiàn)代化管理水平、提升檔

本項目應(yīng)用了先進的RFID技術(shù)，為每份檔案配上電子標(biāo)簽，結(jié)合本公司開發(fā)的檔案智能管理系統(tǒng)和相關(guān)設(shè)備，全部進行電子掃描，形成了與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的電子卷宗，對檔案實體進行實時安全管理，實現(xiàn)檔案定位，安全警報，高速盤庫，可追溯出入庫管理等。

該項目試運行半年多來，福州震旦計算機技術(shù)有限公司的數(shù)字化加工項目組已對福建省檔案館約12萬卷檔案加貼了電子標(biāo)簽。“電子標(biāo)簽就像一張‘身份證’，其唯一性和永久性，徹底解決了海量檔案卷宗交接繁瑣、盤點不清的老大難問題”， 省檔案館相關(guān)部門的工作人員介紹說，“此外，電子標(biāo)簽不僅性能達(dá)到規(guī)定要求，而且價格低廉，性價比高。”

此次福建省檔案館項目的成功開發(fā)，將為省檔案行業(yè)安全管理建設(shè)樹立一個新的標(biāo)桿，也是在檔案安全領(lǐng)域的一個新突破。