首先,作為監(jiān)理方參與項目的人員熟悉信息技術(shù),因此能向甲方提供他所需要的有關(guān)知識。這樣使得甲方所缺乏的知識得到了補償,能夠?qū)σ曳教岢龅男畔⑾到y(tǒng)建設(shè)方案進行評價和選擇。從而改變甲方在與乙方對話中的不利地位。同時,監(jiān)理方還直接和乙方已經(jīng)乙方的工作成果進行見面,降低了因乙方的隱蔽行動而造成的“道德風險”。最后,監(jiān)理方還能對甲方的工作態(tài)度和工作方法進行監(jiān)督,從而減少信息化建設(shè)中因甲方的失誤造成的風險。所以,有了這個第三方可以再相當程度上是建設(shè)項目得到過程和結(jié)果的保證。
具體來說,監(jiān)理方對于建設(shè)方和承建方的作用分別在于:
1.協(xié)助建設(shè)方與承建方有效定義業(yè)務(wù)需求--信息技術(shù)項目建設(shè)的自身水平參差不齊,有些用戶自己說不清楚需求,或者提出一些不切技術(shù)實際的需求。在這種情況下,定義完整業(yè)務(wù)需求的重任自然就落在承建方的身上,但承建方或由于從自身利益出發(fā),定義出不切用戶實際需要的需求,或由于自身能力不足而造成需求定義的不完整和不準確,給項目的失敗留下隱患。因此監(jiān)理作為第三方,通過科學的方法和認真負責的工作態(tài)度與建設(shè)方密切配合,監(jiān)督和指導承建方,可以有效地定義業(yè)務(wù)需求。
2.確保項目的整體解決方案的先進性與可行性--信息技術(shù)項目的建設(shè)方一般對IT技術(shù)的了解有限,或者不具備工程建設(shè)管理經(jīng)驗,不一定能準確的判斷承建方的方案的先進性、經(jīng)濟實用型、成熟性、可靠性、安全性、可管理性可可擴展性等多方面的性能和功能指標。因此,需要監(jiān)理方以專業(yè)的標準,審核承建方的整理解決方案,并提出評估報告及改進建議。同時,監(jiān)理方具備高度IT專業(yè)化技能,與承建方也能從技術(shù)層面開展溝通,進行必要的完善意見和建議。
3.對項目實施過程進行有效的監(jiān)督和控制--在項目實施的過程中,建設(shè)方經(jīng)常因為人力不足或時間不足,無法有效的對項目的日常進展進行監(jiān)督管理,以確保實現(xiàn)項目各個階段及整體的質(zhì)量、進度和成本目標的實現(xiàn)。因此,監(jiān)理作為建設(shè)方的專職助手,同時,監(jiān)理方具備豐富的項目管理知識、能力和經(jīng)驗,對項目任務(wù)的分解、工期的制定和質(zhì)量的控制有豐富的經(jīng)驗,監(jiān)督控制變更更加合理,可以審核承建方的項目實施計劃,保證其可行性。
4.對項目技術(shù)和管理等多個方面提供有價值的咨詢建議--作為項目的技術(shù)和管理方面的專家,隨著行業(yè)的發(fā)展,建立已經(jīng)越來越多的在項目的各個階段憑借自己的經(jīng)驗,對建設(shè)方提出有價值的咨詢建議,為推動問題的解決提供參考或指導。
5.對項目過程進行科學的實時性的記錄或存檔,保證合同執(zhí)行的規(guī)范性--項目文檔的記錄是項目建設(shè)的寶貴材料,無論是對待項目的問題的回顧分析和解決、責任的追究、方案的詳細描述,還是將來項目的運維與管理、改造和升級都是不可或缺的。而針對項目合同執(zhí)行過程中的種種問題,比如違約、延期、索賠等都是需要一個嚴謹、規(guī)范、公正的第三方進行調(diào)解和處理。因此,監(jiān)理在項目進行過程中還擔負著技術(shù)秘書和法律顧問的角色。
6.溝通協(xié)調(diào)各方復雜的合作關(guān)系--項目進行過程中,建設(shè)方和承建方由于各自的利益著眼點、技術(shù)、管理知識和經(jīng)驗等的差異,不可避免的會發(fā)生沖突,這時承建方希望監(jiān)理能站在公正中立的立場上,以客觀的態(tài)度和靈活的手腕來調(diào)解雙方的爭執(zhí),促成雙方達成妥協(xié)。尤其對于大型綜合性項目建設(shè)的多個承建商的管理一直是建設(shè)方頭痛的問題,監(jiān)理方具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力,能從工作的角度處理項目中出現(xiàn)的各方溝通方面的問題,解決糾紛,促進項目的進展。