為了保持?jǐn)?shù)字時(shí)代的信息價(jià)值，企業(yè)應(yīng)該將電子數(shù)據(jù)管理規(guī)則整合到所有業(yè)務(wù)流程中。

日益數(shù)字化的企業(yè)景觀提出了大量的信息管理問題，為了保持監(jiān)管兼容和維護(hù)業(yè)務(wù)的成功必須回答這幾個(gè)問題：什么是記錄？什么是文件？采取什么措施來治理，調(diào)節(jié)或確保符合指定的規(guī)則所采取行動(dòng)的對(duì)象是什么？這些行動(dòng)的歷史記錄如何被保存？

這些問題足以驅(qū)動(dòng)許多記錄管理者尋求提前退休。但是，這些問題的答案正在由許多新興企業(yè)撰寫，并致力于改變我們?nèi)绾伪４嫘畔⒌姆绞剑约懊枋鲭娮訑?shù)據(jù)管理的歷史。

這里的關(guān)鍵是理解正在進(jìn)行的轉(zhuǎn)型：社會(huì)重視歷史的保存。當(dāng)前和未來的新技術(shù)的更新迭代需要我們更多地維護(hù)我們的歷史，使他們能夠更多地分發(fā)和訪問。

保存數(shù)據(jù)的價(jià)值將直接關(guān)系到創(chuàng)建信息本身之前設(shè)計(jì)和治理。如果我們只是在信息創(chuàng)建之后才管理信息，相關(guān)的費(fèi)用將最終超過任何數(shù)據(jù)的功能和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

有機(jī)增長的數(shù)據(jù)使信息的獲取變得復(fù)雜

人們需要了解數(shù)據(jù)的方式有機(jī)增長創(chuàng)造了計(jì)算資源的混合集合和IT戰(zhàn)略，以幫助順應(yīng)潮流。

這是過去15年電子發(fā)現(xiàn)的基本教訓(xùn)：由于企業(yè)和政府接受電子商業(yè)實(shí)踐的效率，他們忽略了關(guān)鍵的需要設(shè)計(jì)成管理信息系統(tǒng)和實(shí)現(xiàn)持續(xù)的電子數(shù)據(jù)管理策略。電子證據(jù)已成為一個(gè)全球性的市場價(jià)值達(dá)到數(shù)十億美元的服務(wù)業(yè)。這些費(fèi)用可以避免已記錄管理者成功地設(shè)計(jì)和實(shí)施電子發(fā)現(xiàn)治理規(guī)則用于原來的流程和使用案例。這樣做會(huì)在相關(guān)的系統(tǒng)、設(shè)備和應(yīng)用發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的位置方面有所緩解。

EDI技術(shù)的持續(xù)演進(jìn)

隨著物聯(lián)網(wǎng)和其他創(chuàng)新獲得動(dòng)力，電子數(shù)據(jù)交換（EDI）的最早一代已經(jīng)開始一個(gè)重要的演變：記錄的“非物質(zhì)化”或“解構(gòu)”。理解進(jìn)化對(duì)當(dāng)前和未來的GRC實(shí)踐這些創(chuàng)新至關(guān)重要。

保存數(shù)據(jù)的價(jià)值將直接關(guān)系到在創(chuàng)建信息本身之前如何治理和精心設(shè)計(jì)。

當(dāng)EDI技術(shù)開始出現(xiàn)時(shí)，它主要是為了便于及時(shí)生產(chǎn)和制造。企業(yè)很快就意識(shí)到，許多商業(yè)文件被轉(zhuǎn)換為數(shù)字包括冗余數(shù)據(jù)字段。例如，在每一個(gè)公司的日常交付中，每一個(gè)采購訂單中不需要重復(fù)買方的發(fā)貨地址。這些信息的發(fā)展只進(jìn)化最重要的，必須包含獨(dú)特的數(shù)據(jù)字段。所需的數(shù)據(jù)的其余部分是被電子重新組合成一個(gè)紙質(zhì)記錄的等效物。

這就產(chǎn)生了一系列的并發(fā)癥，如果有一個(gè)糾紛或行政上的需要，以評(píng)估相關(guān)的交易的歷史。律師和審計(jì)師在努力彌合他們的期望之間的差距，找到一個(gè)單一的記錄和發(fā)布，關(guān)系數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)字典和基于軟件的規(guī)則的嚴(yán)酷現(xiàn)實(shí)。

所有所需的信息仍保留，但不是典型的格式。新的規(guī)則，解決電子記錄的功能和法律價(jià)值的前期過程中的變化，需要釋放的關(guān)EDI技術(shù)的全部潛力。

這種解構(gòu)傳統(tǒng)的記錄結(jié)構(gòu)，當(dāng)然是固有的技術(shù)進(jìn)步的成功。流動(dòng)性和物聯(lián)網(wǎng)僅僅是促進(jìn)了向創(chuàng)建更小的數(shù)據(jù)的進(jìn)化，但有了一個(gè)新的轉(zhuǎn)折。以目前的技術(shù)，任何存儲(chǔ)的信息必須具有兩個(gè)相互競爭的結(jié)果：（1）解構(gòu)數(shù)據(jù)分成更小的單位，這可以用于移動(dòng)設(shè)備上的終端用戶和導(dǎo)航（2）集聚設(shè)備數(shù)據(jù)啟用分析。

換句話說，目前的技術(shù)正在預(yù)測(cè)這些變化，并確保數(shù)據(jù)對(duì)象能夠被組裝，收集到數(shù)據(jù)湖泊，協(xié)調(diào)和跨多個(gè)關(guān)系數(shù)據(jù)庫的分析。他們不再認(rèn)為是獨(dú)立的，個(gè)別記錄，但是一個(gè)可以分析較大的奇數(shù)的集合。

在數(shù)據(jù)被創(chuàng)造出來之后，傳統(tǒng)的管理信息的機(jī)制再次證明其不足。分析引擎需要比較的數(shù)據(jù)。撰寫規(guī)則確定什么樣的數(shù)據(jù)可以被吸收，并且不符的數(shù)據(jù)禁入，直到它通過完整性評(píng)估這一耗時(shí)的過程或最終丟棄。換句話說，作為一個(gè)歷史記錄，其數(shù)據(jù)的價(jià)值將消失。

電子數(shù)據(jù)管理設(shè)計(jì)的轉(zhuǎn)變

隨著技術(shù)的發(fā)展，不斷尋求更大的流程效率，它將繼續(xù)這種解構(gòu)的信息資產(chǎn)。Blockchaining快速移動(dòng)，與各大銀行和企業(yè)走向全口徑成熟這項(xiàng)技術(shù)。相同的解構(gòu)的現(xiàn)象發(fā)生，隨著特定的記錄的數(shù)據(jù)被進(jìn)一步劃分為“塊”。該技術(shù)的水平更進(jìn)了一步，使這些塊進(jìn)行加密，通過大型網(wǎng)絡(luò)分布式建立資料庫的動(dòng)態(tài)生態(tài)系統(tǒng)。

現(xiàn)代信息治理要取得成功，它必須連接到這些技術(shù)的前端。每一個(gè)區(qū)塊成為一個(gè)對(duì)象，它的相關(guān)信息治理規(guī)則必須撰寫的，并分配給對(duì)象。這樣，不管它存儲(chǔ)在什么位置，數(shù)據(jù)可以重新組裝和保留價(jià)值作為一個(gè)權(quán)威性的記錄。

企業(yè)和政府錯(cuò)過了采用EDI的機(jī)會(huì)。他們卻遲遲沒有改變他們回應(yīng)BYOD的方向，并剛剛以更大的聲勢(shì)致力于物聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新之舉?，F(xiàn)在是為blockchaining設(shè)計(jì)、物聯(lián)網(wǎng)和未來的技術(shù)更加充分整合和治理信息的時(shí)候了。