為了保持?jǐn)?shù)字時(shí)代的信息價(jià)值,企業(yè)應(yīng)該將電子數(shù)據(jù)管理規(guī)則整合到所有業(yè)務(wù)流程中。
日益數(shù)字化的企業(yè)景觀提出了大量的信息管理問題,為了保持監(jiān)管兼容和維護(hù)業(yè)務(wù)的成功必須回答這幾個(gè)問題:什么是記錄?什么是文件?采取什么措施來治理,調(diào)節(jié)或確保符合指定的規(guī)則所采取行動(dòng)的對(duì)象是什么?這些行動(dòng)的歷史記錄如何被保存?
這些問題足以驅(qū)動(dòng)許多記錄管理者尋求提前退休。但是,這些問題的答案正在由許多新興企業(yè)撰寫,并致力于改變我們?nèi)绾伪4嫘畔⒌姆绞剑约懊枋鲭娮訑?shù)據(jù)管理的歷史。
這里的關(guān)鍵是理解正在進(jìn)行的轉(zhuǎn)型:社會(huì)重視歷史的保存。當(dāng)前和未來的新技術(shù)的更新迭代需要我們更多地維護(hù)我們的歷史,使他們能夠更多地分發(fā)和訪問。
保存數(shù)據(jù)的價(jià)值將直接關(guān)系到創(chuàng)建信息本身之前設(shè)計(jì)和治理。如果我們只是在信息創(chuàng)建之后才管理信息,相關(guān)的費(fèi)用將最終超過任何數(shù)據(jù)的功能和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。
有機(jī)增長的數(shù)據(jù)使信息的獲取變得復(fù)雜
人們需要了解數(shù)據(jù)的方式有機(jī)增長創(chuàng)造了計(jì)算資源的混合集合和IT戰(zhàn)略,以幫助順應(yīng)潮流。
這是過去15年電子發(fā)現(xiàn)的基本教訓(xùn):由于企業(yè)和政府接受電子商業(yè)實(shí)踐的效率,他們忽略了關(guān)鍵的需要設(shè)計(jì)成管理信息系統(tǒng)和實(shí)現(xiàn)持續(xù)的電子數(shù)據(jù)管理策略。電子證據(jù)已成為一個(gè)全球性的市場價(jià)值達(dá)到數(shù)十億美元的服務(wù)業(yè)。這些費(fèi)用可以避免已記錄管理者成功地設(shè)計(jì)和實(shí)施電子發(fā)現(xiàn)治理規(guī)則用于原來的流程和使用案例。這樣做會(huì)在相關(guān)的系統(tǒng)、設(shè)備和應(yīng)用發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的位置方面有所緩解。
EDI技術(shù)的持續(xù)演進(jìn)
隨著物聯(lián)網(wǎng)和其他創(chuàng)新獲得動(dòng)力,電子數(shù)據(jù)交換(EDI)的最早一代已經(jīng)開始一個(gè)重要的演變:記錄的“非物質(zhì)化”或“解構(gòu)”。理解進(jìn)化對(duì)當(dāng)前和未來的GRC實(shí)踐這些創(chuàng)新至關(guān)重要。
保存數(shù)據(jù)的價(jià)值將直接關(guān)系到在創(chuàng)建信息本身之前如何治理和精心設(shè)計(jì)。
當(dāng)EDI技術(shù)開始出現(xiàn)時(shí),它主要是為了便于及時(shí)生產(chǎn)和制造。企業(yè)很快就意識(shí)到,許多商業(yè)文件被轉(zhuǎn)換為數(shù)字包括冗余數(shù)據(jù)字段。例如,在每一個(gè)公司的日常交付中,每一個(gè)采購訂單中不需要重復(fù)買方的發(fā)貨地址。這些信息的發(fā)展只進(jìn)化最重要的,必須包含獨(dú)特的數(shù)據(jù)字段。所需的數(shù)據(jù)的其余部分是被電子重新組合成一個(gè)紙質(zhì)記錄的等效物。
這就產(chǎn)生了一系列的并發(fā)癥,如果有一個(gè)糾紛或行政上的需要,以評(píng)估相關(guān)的交易的歷史。律師和審計(jì)師在努力彌合他們的期望之間的差距,找到一個(gè)單一的記錄和發(fā)布,關(guān)系數(shù)據(jù)庫,數(shù)據(jù)字典和基于軟件的規(guī)則的嚴(yán)酷現(xiàn)實(shí)。
所有所需的信息仍保留,但不是典型的格式。新的規(guī)則,解決電子記錄的功能和法律價(jià)值的前期過程中的變化,需要釋放的關(guān)EDI技術(shù)的全部潛力。
這種解構(gòu)傳統(tǒng)的記錄結(jié)構(gòu),當(dāng)然是固有的技術(shù)進(jìn)步的成功。流動(dòng)性和物聯(lián)網(wǎng)僅僅是促進(jìn)了向創(chuàng)建更小的數(shù)據(jù)的進(jìn)化,但有了一個(gè)新的轉(zhuǎn)折。以目前的技術(shù),任何存儲(chǔ)的信息必須具有兩個(gè)相互競爭的結(jié)果:(1)解構(gòu)數(shù)據(jù)分成更小的單位,這可以用于移動(dòng)設(shè)備上的終端用戶和導(dǎo)航(2)集聚設(shè)備數(shù)據(jù)啟用分析。
換句話說,目前的技術(shù)正在預(yù)測(cè)這些變化,并確保數(shù)據(jù)對(duì)象能夠被組裝,收集到數(shù)據(jù)湖泊,協(xié)調(diào)和跨多個(gè)關(guān)系數(shù)據(jù)庫的分析。他們不再認(rèn)為是獨(dú)立的,個(gè)別記錄,但是一個(gè)可以分析較大的奇數(shù)的集合。
在數(shù)據(jù)被創(chuàng)造出來之后,傳統(tǒng)的管理信息的機(jī)制再次證明其不足。分析引擎需要比較的數(shù)據(jù)。撰寫規(guī)則確定什么樣的數(shù)據(jù)可以被吸收,并且不符的數(shù)據(jù)禁入,直到它通過完整性評(píng)估這一耗時(shí)的過程或最終丟棄。換句話說,作為一個(gè)歷史記錄,其數(shù)據(jù)的價(jià)值將消失。
電子數(shù)據(jù)管理設(shè)計(jì)的轉(zhuǎn)變
隨著技術(shù)的發(fā)展,不斷尋求更大的流程效率,它將繼續(xù)這種解構(gòu)的信息資產(chǎn)。Blockchaining快速移動(dòng),與各大銀行和企業(yè)走向全口徑成熟這項(xiàng)技術(shù)。相同的解構(gòu)的現(xiàn)象發(fā)生,隨著特定的記錄的數(shù)據(jù)被進(jìn)一步劃分為“塊”。該技術(shù)的水平更進(jìn)了一步,使這些塊進(jìn)行加密,通過大型網(wǎng)絡(luò)分布式建立資料庫的動(dòng)態(tài)生態(tài)系統(tǒng)。
現(xiàn)代信息治理要取得成功,它必須連接到這些技術(shù)的前端。每一個(gè)區(qū)塊成為一個(gè)對(duì)象,它的相關(guān)信息治理規(guī)則必須撰寫的,并分配給對(duì)象。這樣,不管它存儲(chǔ)在什么位置,數(shù)據(jù)可以重新組裝和保留價(jià)值作為一個(gè)權(quán)威性的記錄。
企業(yè)和政府錯(cuò)過了采用EDI的機(jī)會(huì)。他們卻遲遲沒有改變他們回應(yīng)BYOD的方向,并剛剛以更大的聲勢(shì)致力于物聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新之舉?,F(xiàn)在是為blockchaining設(shè)計(jì)、物聯(lián)網(wǎng)和未來的技術(shù)更加充分整合和治理信息的時(shí)候了。