日新月異的網絡和信息時代中,當企業(yè)發(fā)展到一定階段的時候,就會考慮實施OA系統以應對業(yè)務管理繁雜和工作效率低下等問題。面對市面上琳瑯滿目的OA產品,用戶常常不知該從何處下手?正所謂“OA選型,需求先行”,需求是整個OA實施項目的重心,所有的選型工作應該圍繞應用需求展開。然而,很多用戶在進行需求規(guī)劃時,難免需求過于簡單,或者過于泛化,甚至貪大求全,最后發(fā)現看似完美的OA系統上線之后,這個功能不太實用,那個功能也不太適用,所應用的OA系統根本無法很好的支撐企業(yè)運營。
那么企業(yè)用戶應該如何明確應用需求,正確邁出OA選型第一步呢?
1、根據企業(yè)發(fā)展階段明確需求
企業(yè)各個階段的信息化需求是連貫的,中間環(huán)節(jié)不應該出現任何斷層。而公司不同發(fā)展階段其應用需求是不同的,這就要求OA系統的應用選擇需要根據公司的不同發(fā)展階段有目的、有計劃的進行,在公司用戶需求的引導下,不斷滿足企業(yè)不同發(fā)展階段的管理需求。
對此,萬戶OA建議,企業(yè)在初期發(fā)展階段,由于自身條件限制,可選擇功能實用、性能穩(wěn)定、價格適中的OA產品;在深化應用階段,隨著用戶對OA系統的認識進一步加強,必然會產生一些更為準確、細致的新需求,這個時候,需要一套能夠緊密貼合用戶需求進行靈活調整的OA系統;在協同管理階段,公司其信息化管理達到了一定程度,企業(yè)內部往往存在多個獨立的信息化系統如 ERP、CRM等,需要一個集成性、整合性較強的綜合的協同管理平臺,比如萬戶OA系統顯著的整合性特勢就能實現OA系統與第三方系統的無縫整合。
2、根據公司存在的問題明確需求
很多企業(yè)在考慮應用OA系統時往往存在盲從的、攀比的心態(tài)。“很多企業(yè)都在上OA系統,我們也上一套OA系統”、“我們的競爭對手上了一套系統,我們也應該上一套”,基于這種心態(tài)產生的OA系統應用需求不僅不能給企業(yè)帶來價值,而且會浪費企業(yè)資源,產生相反的效果。
在企業(yè)確定OA應用需求時,需要以企業(yè)存在的問題為導向,通過對企業(yè)充分的調研找出影響企業(yè)低效甚至是無效的問題所在,并以此為根據判斷企業(yè)到底需要怎樣的OA系統?比如所在的企業(yè)對流程流轉有著較高的要求,在OA選型時可有針對性的選擇工作流程管理功能較為出色的OA系統。
萬戶OA專家提醒,企業(yè)客戶要認清一點,OA辦公系統并不能解決我們所有的業(yè)務問題,要理性看待OA辦公系統所產生的實際效果。要學會瞄準重點需求,把我們必需的功能容納進來,把非必需的功能暫擺一邊,這樣既可以節(jié)省成本,有可以提升系統性能。
3、根據應用的輕重緩急明確需求
OA系統內部需求一般是從各個業(yè)務部門采集而來的,但是,這些部門的需求通常是從自身角度出發(fā)的,很多需求隸屬于業(yè)務范疇,比較專業(yè)化,無法上升到協同的層面。同時,世界上也不存在能夠滿足所有部門所有應用需求的OA系統。另外,可能有一些需求,來自于嚴厲的上級領導,強勢的部門或者是不起眼的部門,倘若無法權衡這些需求,不僅將會在OA系統選擇上有所偏頗,而且也會因需求的不斷變化導致OA項目實施周期無限延長,無法把握項目主干進度的節(jié)奏,最終造成OA系統無法實施。
所以要想從繁多的應用需求中整理出必要的需求,必須衡量這些需求的輕重緩急以及其需求對于全局的影響程度,這就需要先找到一個企業(yè)共性的需求——協同,然后再考慮企業(yè)最關鍵部門急需的應用需求,比如業(yè)務部、財務部,再是重要角色的需求,最后再是一般部門的一般應用需求。
4、根據公司預算明確需求
一般而言,根據以上幾點,企業(yè)用戶總能找出相對適合自己的滿足企業(yè)需求的幾套OA辦公系統,那么,可以先把這些系統劃為目標范圍內。接下來,是需要根據自己公司的預算情況再次進行剔除,在初次預選的OA辦公系統中,有的可能會在預算之內,有的可能略超預算或者超額比例較大。這時,我們可以先剔除OA辦公系統預算超額比例太大的那些。例如公司預算20萬元,而一些OA系統價格在50萬或者上百萬,那么這些遠超預算的,可以暫不考慮。
雖然需求是最根本的,但資金預算也是必須面對的問題??偟膩碚f,我們必須以大局為重、高瞻遠矚,面對一定的預算,必須毫不妥協的保留核心關鍵需求,盡量剔除掉不必要的小需求,在一定的預算范圍內將OA系統應用需求合理化。
最后,在萬戶OA看來,無論我們怎么選擇OA系統,都要明確企業(yè)的基本應用需求,明確引進OA系統是為了提升企業(yè)運營效率,解決企業(yè)實際管理問題,助推企業(yè)發(fā)展的。在OA選型中,圍繞自身的需求并適當考慮技術因素,只有這樣,才不至于在OA系統的選型中邁錯腳步。