在大大小小的企業(yè)中，協(xié)作應(yīng)用程序和服務(wù)正在打破孤島，以更有效的方式將同事聯(lián)系起來，從而加強員工敬業(yè)度。這些工具使公司能夠過渡到純粹的數(shù)字環(huán)境，并相對輕松地轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)運營。
隨著企業(yè)尋求各種競爭優(yōu)勢和方法來降低成本，改善溝通并減少整個組織的摩擦點（point of friction），協(xié)作類別日益引起人們濃厚的興趣。當今企業(yè)中有許多種協(xié)作工具，包括群聊應(yīng)用程序、共享工作區(qū)、視頻會議服務(wù)，Web會議平臺，組任務(wù)管理應(yīng)用等。
雖然人們對這一領(lǐng)域的興趣不斷增長，但希望在現(xiàn)代勞動力領(lǐng)域遙遙領(lǐng)先的供應(yīng)商的興趣也在增長，但許多供應(yīng)商仍有可能成功。Gartner數(shù)字工作室項目的高級主管分析師Adam Preset說：“協(xié)作對不同的人有不同的含義，因為需求可能大相徑庭，所以并不存在主導(dǎo)產(chǎn)品，也沒有能改善所有情景中的協(xié)作的靈丹妙藥。”
Slack和Microsoft Teams等基于文本聊天的應(yīng)用程序在協(xié)作領(lǐng)域受到了很多關(guān)注，但它們也是當今市場上最基本或少有的工具。Preset說：“基于聊天的應(yīng)用程序的即時性非常引人注目，因為工作人員希望更快地共享信息并做出決策”。Preset表示，雖然即時通訊已經(jīng)存在了幾十年，但SMS、iMessage和WhatsApp等消費級信息服務(wù)使人們更加適應(yīng)聊天功能的使用，更適應(yīng)工作場所。
究竟是什么使協(xié)作應(yīng)用成為當今企業(yè)的關(guān)鍵組成部分？Preset說：“會話元素是將其它協(xié)作元素結(jié)合在一起的粘合劑，例如共享文件、會議或任務(wù)和流程。我們不能夸大這一切的重要性——持久性、可以一直重讀一連串消息、能夠輕松地與同一個隊友進行快速會議以及在一個地方獲得一個團隊或一個項目所需的文件。”
為了更深入地了解協(xié)作空間，《計算機世界（Computerworld）》與四個組織的IT領(lǐng)導(dǎo)者進行了交談，他們通過采用這些工具實現(xiàn)了不同程度的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。所有的公司都不盡相同，企業(yè)對這些工具的經(jīng)驗也大相徑庭。
歐特克使用Slack
歐特克于2015年初正式開始使用Slack，但在此之前，其員工已經(jīng)在超過85個團隊中使用基于聊天的協(xié)作應(yīng)用程序。Slack現(xiàn)在在整個軟件制造商的組織中用于跨團隊協(xié)作，但最高級別的使用集中在工程團隊，該團隊使用Slack進行日常通信，軟件開發(fā)協(xié)作和生產(chǎn)事件方面的通信。
總部設(shè)在加州圣拉斐爾市的歐特克的開源策略總監(jiān)Guy Martin說：“Slack已經(jīng)改變了我們的組織文化。我們以‘默認開放’的思維特別推行了Slack，在這種思維中，我們用具體的標準來限制私人頻道的創(chuàng)建，并鼓勵整個組織進行全面開放和透明的溝通。這并非一蹴而就，但這改變了我們溝通和一起工作的方式。”
早些時候，歐特克的一名員工表示，他使用Slack與歐特克不同部門的同事和團隊進行了互動，半年所做的互動要多于過去在公司工作的六年里所做的所有互動。他說，過去需要發(fā)多封電子郵件，打多個電話，開多次面對面會議才能解決的問題，現(xiàn)在可以通過Slack更快且更高效地解決。
Martin說：“我們還將繼續(xù)看到，公司不同部門以新的方式使用Slack”。歐特克在Slack中擁有一個名為“客戶心聲”的頻道，該頻道通過突出客戶問題而產(chǎn)生巨大的訪問量。那里發(fā)布的內(nèi)容能實時得到回復(fù)，這真是妙不可言，公司內(nèi)部則提供適當?shù)馁Y源來回答問題，提供支持或解決問題。如果我們的支持團隊不得不尋找合適的人來解決問題時，這將更加困難。”
有一萬多名歐特克員工使用Slack，該工具由一個10人組成的團隊負責管理，他們自愿花時間使該工具的社區(qū)風氣免受不良影響。Martin說：“Slack使我們得以利用所有員工的集體智慧和經(jīng)驗。我們對透明度和社區(qū)的關(guān)注（加上Slack的功能）使我們能夠最大限度地利用該系統(tǒng)。”
麥科維鈑金廠使用Trello
麥科維鈑金廠是一家總部設(shè)在德州的金屬制造公司，自2015年以來一直在使用Trello。麥克維最初從僅有10名員工的試點項目起家，如今擁有400多名用戶。麥科維轉(zhuǎn)而使用Trello，這促進了一個徹底的變革——員工完成任務(wù)，評估計劃，評估解決金屬繪圖員、制造商和安裝人員的問題的方式。
麥科維的技術(shù)協(xié)調(diào)員Chris Mondeau說：“我們大致上要在三天的時間里將車間從紙質(zhì)系統(tǒng)轉(zhuǎn)換為純模擬的系統(tǒng)。自此，車間就成了一個數(shù)字工作流程。”
據(jù)Mondeau稱，過去分發(fā)給數(shù)百名員工的紙質(zhì)資料已被淘汰，每年光是紙張的成本節(jié)省就達到70,000美元左右。他說，Trello在整個公司的倉庫設(shè)施中的廣泛使用也大大減少了人流量，每年為公司和員工節(jié)省了大約3,000個工時。
問題出現(xiàn)時，員工不再需要花20分鐘的時間去見主管。Mondeau說：“我們約90％的辦公室員工每天都在使用Trello，而且在施工場地有40％的工人在使用Trello。”
麥科維對Trello的使用還在云協(xié)作和數(shù)字環(huán)境里建立了更多信任，使公司能夠以更低的阻力更頻繁地測試其它服務(wù)。Mondeau說：“Trello一直是入職培訓(xùn)的一部分，所以當一名新員工加入時，我們只要查看Trello的公告板就可以向他們展示公司的運作方式，而且非常直觀。”
工作場所的員工和辦公室員工之間的互動也轉(zhuǎn)移到了Trello，并實時改善了項目經(jīng)理，鈑金加工商和內(nèi)部設(shè)計人員之間的要經(jīng)歷的工作流程。Mondeau說：“通常情況下，我們甚至從未讓車間或現(xiàn)場作業(yè)的工人定期與辦公室的工作人員交談，更不用說在30分鐘的時間內(nèi)做這樣的事情了。現(xiàn)在這是正常的溝通。”
Mondeau表示，麥科維在使用Trello之前已經(jīng)測試了其它工具，但發(fā)現(xiàn)這些工具過于復(fù)雜和繁瑣。他說：“恰恰是靈活可用的簡單性發(fā)揮了成效。”
Hunterdon Healthcare使用谷歌環(huán)聊的聊天和會議功能
Hunterdon Healthcare是新澤西州的一家醫(yī)院，該醫(yī)院每年為330,000多名住院，門診和急診室患者提供護理服務(wù)，自2015年以來一直在使用谷歌環(huán)聊（Google Hangouts）。大概在三年前，該院的2,800多名員工完全轉(zhuǎn)向谷歌套件（G Suite），一旦環(huán)聊引進該院，它就“像野火一樣蔓延”，Hunterdon Healthcare的高級副總裁兼首席信息官Daniel Morreale這樣說道。
2017年，谷歌將環(huán)聊分拆為兩個獨立的產(chǎn)品，即環(huán)聊會議和環(huán)聊聊天，以進行基于文本的對話。自谷歌分拆產(chǎn)品以來，Hunterdon Healthcare一直在高效地使用這兩種工具。環(huán)聊聊天是公司的首選工具，可用于多個地點的工作人員之間的持續(xù)討論，環(huán)聊會議則用于需要一對一或一對多互動的重要會議和其它活動。
Morreale說：“我們用環(huán)聊來代替通常在部門層面要召開的一系列會議，員工無需親自到場，這有助于組織會議”，并使公司能夠?qū)捉M員工派遣到其它地方，以便他們可以在家工作。
根據(jù)Morreale的說法，環(huán)聊為該組織帶來了很多好處，包括改善了的協(xié)作、見患者的時間安排以及與患者一起度過的時間或其它重要的目標。過去常常要開35分鐘的早間安全會議已經(jīng)減少到20分鐘，遠程IT人員正在將環(huán)聊用作圍繞服務(wù)臺的二級技術(shù)支持系統(tǒng)，他這樣說道。
Morreale說：“我們已經(jīng)能夠根據(jù)技術(shù)和臨床支持實現(xiàn)某些決策的親民化，這對我們來說是一個真正意義上的重要優(yōu)勢。我們正在幫助人們遠離紙張，以數(shù)字方式為他們安排工作并給予他們分析的能力——他們可以回顧和反思——并在我們發(fā)展的過程中做出更好的決策。”
員工一開始對谷歌套件的有抵觸心理，但Morreale說，他通過持續(xù)的培訓(xùn)克服了這一點，并提出了解決每個部門獨特難題的具體技巧。他說：“如果你考察醫(yī)療領(lǐng)域就會發(fā)現(xiàn)，我們提供高質(zhì)量和安全的患者護理，其中最重要的一個方面就是能夠跨不同班次傳遞信息或在人與人之間傳遞信息，這些工具確實使這一切變得更加容易。至少對我的組織來說，很重要的一個啟發(fā)就是使產(chǎn)品有序地發(fā)展。使員工懂得特定于他們的工作和任務(wù)的好處，并讓他們推斷如何在不同情況下使用谷歌套件。”
埃森哲使用Microsoft Teams
Microsoft Teams于2017年3月推出，那時埃森哲是首批使用該產(chǎn)品的組織之一，該公司一直在穩(wěn)步將員工從Skype for Business轉(zhuǎn)移到新的應(yīng)用程序。埃森哲全球社會企業(yè)負責人Jason Warnke說：“對埃森哲來說，協(xié)作一直是頭等大事。擁有使人們能夠會晤、分享文檔、聊天以及做很多事情的協(xié)作工具一直是我們的一個重要方面。”
根據(jù)Warnke的說法，與大多數(shù)企業(yè)一樣，埃森哲為員工提供了很多工具，這可以為試圖用遍多個應(yīng)用程序以完成工作的員工產(chǎn)生“鞭策”感。他說，像Microsoft Teams這樣的單個集成工作區(qū)“解決了埃森哲的各種問題”。如今，Teams正在作為Skype for Business的補充品或替代品運行，但埃森哲計劃明年秋季全面向轉(zhuǎn)向Teams。
Warnke說：“在短短的時間里，我們每月就有145,000名活躍用戶使用Teams——而且這還是在壓根沒有采用計劃的情況下發(fā)生的。我們還沒有正式推行Teams......這樣的增長簡直是瘋傳，十分瘋狂”。埃森哲提供商業(yè)和技術(shù)服務(wù)，目前擁有超過450,000名員工。
Warnke說：“我們依靠微軟提供生產(chǎn)力工具，而Teams則是將這一切整合在一起的控制室。持續(xù)聊天的概念只是把一切提升到一個全新的水平，人們已經(jīng)愛上了Teams。這導(dǎo)致了電子郵件使用的下滑。”
Warnke說，目前，埃森哲的員工每月在Skype for Business上有長達3.67億個音頻分鐘（audio minutes）的日志，雖然他們對Microsoft Teams的采用則沒有那么穩(wěn)健，其音頻分鐘數(shù)要少得多。他說：“員工使用Teams呼叫的次數(shù)要少得多。我認為這里涉及到這樣的問題，即不到動不動就將問題升級到需要開會和打電話。對我來說，這將是一個神奇的結(jié)果，Teams無需進行長達半小時或一小時的通話來完成某些事情，只要你可以通過聊天和共享文件輕松解決就可以了。
Microsoft Teams所帶來的移動體驗對埃森哲的員工隊伍來說也是一個重大飛躍，因為他們隨時隨地都可以獲得相同的集成、文檔訪問和對話歷史記錄。（Teams應(yīng)用程序可用于iOS和安卓）。Warnke說：“Teams使人們不必浪費時間到處找地方，取出筆記本電腦并啟動一大堆東西來回答一個簡短的問題。”
Warnke補充說，基于聊天的應(yīng)用程序還可以在不同工作量的部門和員工之間實現(xiàn)訪問。“團隊可以用這樣的好辦法來減少組織結(jié)構(gòu)和層次之間的界限，以便你掌握一個頻道，現(xiàn)在人人都能在這個頻道的談話中感到從容。”
設(shè)定限制
只要使用這些平臺和其它平臺，創(chuàng)建多個可以讓身處任何地方的人們一起工作的共享工作空間比以往更容易。Preset說，人們要認識到，永遠在線的協(xié)作環(huán)境也有垮掉的可能，這一點也很重要。
Preset說：“趁我們還十分理智的時候，我們需要在所有的工作場所制定指導(dǎo)方針，以保持平衡，并在完成任務(wù)后可以消停下來。我們能做的工作可能是無限的，但人的能量是有限的。”
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