“在我們這種分部比較多的企業(yè),年終會必不可少,基本上就是企業(yè)文化的一部分,是強化凝聚力的最好方式,但也有弊處,那就是成本太高,僅各城市的中基層管理人員來京,行住差旅費就不是小數(shù),會場租用、服務成本還不算在內(nèi),普通員工都沒有機會參加”。在市場不景氣的2008年,北京某大型房地產(chǎn)企業(yè)總經(jīng)理陳先生道出心聲。時隔四載,歲末又近,這種矛盾已經(jīng)由于視頻會議的普及迎刃而解,據(jù)統(tǒng)計,國內(nèi)外超80000家用戶采用亞太區(qū)最大的視高科技云會議租用平臺,其中大部分企業(yè)用戶通過該平臺召開“網(wǎng)上年終會”。實際上,這種方式也正朝主流趨勢發(fā)展,成為各種商務會議首選途徑。
拓寬思路:發(fā)現(xiàn)視頻會議更大價值
“最先提出這一想法的,是我們的財務總監(jiān)”,陳總說:“他在2009年做年終活動預算時提出這個建議,正是需要嚴控支出的時期,當時大家都覺得大膽并很好奇,為保證效果,我們甚至為此專門提前彩排”。記者了解到,seegle 平臺上的彩排,雖然相對于實地方式簡化了很多,僅僅各分部經(jīng)理參加,但也能明顯感受到其大規(guī)模會議支持能力,以及成本最低化的改變,“在系統(tǒng)平臺上展開電子投票,當時就全票通過了,在那之前,我們除去日常開會和遠程協(xié)同工作以外,并沒有想過更多”。
實際成效:超出活動策劃人員預期
“設計方案時,在和我們仔細溝通后,視高seegle的技術團隊我們每個城市的分部都分設有會議室端口,中層管理有桌面接入端,另外給出差員工留有移動登錄端,保證任何時間段的高清全員會議。”
沒想到的是,這樣的設計竟也最符合年終大型會議活動要求:
首先,大會議室作為各地分會場,可將投影大屏作為顯示設備,全屏25路視頻同步播放,高保真立體環(huán)繞音頻,不僅使會議效果倍增,而且便于在線文藝聯(lián)誼、頒獎過程分享等,實現(xiàn)“大公司年終會”的愿望。
其次,對值班不能離崗的成員,辦公室桌面登錄再好不過,通過這種方式,能如同在現(xiàn)場一樣感受氛圍,發(fā)表感言,參與活動,并能一鍵錄制整個進程,存儲于云端,隨時調閱分享。
再者,一些員工用智能手機登錄了平臺,他們是出差在外者,當然也不能錯過會議,在手機平臺上同樣可以跟各地同事在線音視互動,還能在線文字會議交流,并用活潑靈動的表情符號傳遞感受。
會后總結:提倡云會議降本增效應用
將當年實地年終會費用預算表與“視頻年終會”實際花費做一比較,即高下立現(xiàn):差旅、住宿、場地租用、服務外包費用未產(chǎn)生,通訊費用未超出日常,節(jié)省的全部費用分出小部分用于豐富禮品、獎品等,員工滿意度反饋空前提升。鑒于此次會議的成功,陳總還向全公司員工提出要求:今后要在最大范圍內(nèi)主動發(fā)掘視頻會議系統(tǒng)的降本增效應用。至今,他的企業(yè)已連續(xù)四年舉辦視頻年終會。2012年,縱觀整個市場,越來越多的用戶開始了這種嘗試?;谝暩咭曨l會議平臺的年終會,反而比實地會議的溝通效果更好,更有利于企業(yè)文化建設和凝聚力提升。