傳統(tǒng)企業(yè)法務(wù)管理的大數(shù)據(jù)路徑
“未來的時(shí)代將不是IT時(shí)代,而是DT的時(shí)代,DT就是Data Technology——數(shù)據(jù)科技”,這是馬云講過的一句話,表明中國的IT變革已經(jīng)開始,“數(shù)據(jù)為王”的時(shí)代已經(jīng)到來
相信大家只要上網(wǎng)、看新聞、瀏覽報(bào)刊雜志或者跟朋友閑聊,都會聽到“大數(shù)據(jù)”的字眼。那么大數(shù)據(jù)究竟是什么,能否跟傳統(tǒng)的法務(wù)管理業(yè)務(wù)相結(jié)合,能否給企業(yè)帶來價(jià)值,大數(shù)據(jù)整體環(huán)境下,我們該用什么樣的思維方式來思考問題、建設(shè)系統(tǒng)等,都會在企業(yè)法務(wù)工作者心中留下一連串的問號。
筆者作為一名長期為各企業(yè)提供專業(yè)的合同管理與法務(wù)管理IT方案的人士,希望通過本文的闡述,使大家了解大數(shù)據(jù),了解大數(shù)據(jù)與企業(yè)法務(wù)業(yè)務(wù)的結(jié)合,了解大數(shù)據(jù)思維下企業(yè)應(yīng)該如何進(jìn)行信息化建設(shè)。
大數(shù)據(jù)成為核心價(jià)值
大數(shù)據(jù)的概念在此就不再贅述了,相信在網(wǎng)上隨便搜索一下,就可以看到關(guān)于大數(shù)據(jù)的非常豐富的概念和應(yīng)用案例。在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)的整體環(huán)境下,傳統(tǒng)企業(yè)的IT系統(tǒng)建設(shè)面臨巨大的挑戰(zhàn),最大的挑戰(zhàn)在于思維模式的轉(zhuǎn)變。非互聯(lián)網(wǎng)時(shí)期的系統(tǒng),功能和流程一定是它的價(jià)值,互聯(lián)網(wǎng)時(shí)期的產(chǎn)品,數(shù)據(jù)一定是它的價(jià)值。
以數(shù)據(jù)為核心,反映了當(dāng)下IT產(chǎn)業(yè)的變革,數(shù)據(jù)成為人工智能的基礎(chǔ),數(shù)據(jù)比功能和流程更重要。數(shù)據(jù)能告訴我們,每一個(gè)客戶的消費(fèi)傾向,他們想要什么,喜歡什么,每個(gè)人的需求有哪些區(qū)別,哪些又可以被合并分類。
互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代,市場對企業(yè)決策的效率、響應(yīng)的速度、預(yù)測的準(zhǔn)確性都有了更高的要求,只有那些與時(shí)俱進(jìn)且能充分利用數(shù)據(jù)價(jià)值的企業(yè),才能在市場上搶占先機(jī),贏得利潤。比如某通訊企業(yè)對企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的分析與預(yù)測,減少了將近一半的客戶流失率;再比如中國移動(dòng)通過大數(shù)據(jù)分析對企業(yè)運(yùn)營的全業(yè)務(wù)進(jìn)行針對性的監(jiān)控、預(yù)警、跟蹤。系統(tǒng)在第一時(shí)間自動(dòng)捕捉市場變化,再以最快捷的方式推送給指定負(fù)責(zé)人,使他在最短時(shí)間內(nèi)獲知市場行情。
合同數(shù)據(jù)作為企業(yè)最重要、最全面的交易數(shù)據(jù),在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者掌握企業(yè)的交易量、交易分布并對未來交易進(jìn)行預(yù)測中,起到最為關(guān)鍵的作用。糾紛案件數(shù)據(jù)在幫助企業(yè)決策者了解案件信息、發(fā)案原因、涉案主體等,并通過數(shù)據(jù)分析找出避免此類案件再次發(fā)生的流程、制度或監(jiān)管的缺陷,降低企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)的過程中,發(fā)揮著不可替代的作用;知識產(chǎn)權(quán)、公司治理等相關(guān)數(shù)據(jù),同樣為企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃、目標(biāo)制定等,提供非常重要的價(jià)值。
毋庸置疑,數(shù)據(jù)已經(jīng)成為企業(yè)法律事務(wù)管理的核心。但是如何建立自己的數(shù)據(jù),如何利用已建立的數(shù)據(jù),形成大數(shù)據(jù)積累、進(jìn)行分析和預(yù)測,無疑是當(dāng)下傳統(tǒng)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)們非常撓頭的事項(xiàng)。
傳統(tǒng)企業(yè)不同于互聯(lián)網(wǎng)企業(yè),它很難在短期內(nèi)有大量的數(shù)據(jù)積累,所以短期內(nèi)也就難以享受大數(shù)據(jù)帶來的紅利。那么傳統(tǒng)企業(yè)的大數(shù)據(jù)之路是不是無法前行?答案當(dāng)然是否定的,上文中提到的兩個(gè)例子足可為證。傳統(tǒng)企業(yè)大數(shù)據(jù)之路是必然的,而且是迫在眉睫的,只是需要分步、分階段完成。筆者結(jié)合自身在多家大型企業(yè)法律事務(wù)管理信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn),在大數(shù)據(jù)的相關(guān)理論和技術(shù)實(shí)踐的指導(dǎo)下,提出一個(gè)相對通用的路徑,各企業(yè)可依據(jù)此路徑,根據(jù)自身的信息化建設(shè)和數(shù)據(jù)積累情況,找到適合自己的階段和前行路徑。
大數(shù)據(jù)路徑的三個(gè)階段
傳統(tǒng)企業(yè)法律事務(wù)管理的大數(shù)據(jù)路徑需要分步、分階段來完成。簡單來劃分,可分為三個(gè)階段:數(shù)據(jù)的形成和簡單分析階段、數(shù)據(jù)深層分析和挖掘階段、大數(shù)據(jù)處理階段,如右圖所示,下文將詳細(xì)闡述各階段的數(shù)據(jù)分析目標(biāo)和系統(tǒng)該如何建設(shè)的問題。
數(shù)據(jù)形成和簡單分析階段。
此階段主要分析目標(biāo)為法務(wù)數(shù)據(jù)的簡單分析,為法律事務(wù)工作者及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)全面了解和掌握公司已有的法務(wù)數(shù)據(jù)提供依據(jù)。具體來講,通過數(shù)據(jù)的建立,幫助企業(yè)管理者了解企業(yè)交易的基本數(shù)據(jù),如企業(yè)合同的簽約數(shù)量、金額等;并基于此信息進(jìn)行簡單的數(shù)據(jù)分析,如可以按照法人單位和合同分類來了解企業(yè)交易數(shù)據(jù)的分布,使企業(yè)管理者明確投資重點(diǎn)。分析結(jié)果可用簡單的圖表展現(xiàn),如上圖所示:
此階段的系統(tǒng)建設(shè)為系統(tǒng)初建或形成期,此時(shí)期需要各單位首先建立覆蓋全法律事務(wù)管理職能的系統(tǒng),形成涵蓋合同、案件、知識產(chǎn)權(quán)、法律審核、公司治理、律師人才、法律知識庫等多方面的數(shù)據(jù),為后續(xù)的統(tǒng)計(jì)分析提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。此階段對于多架構(gòu)、多業(yè)務(wù)類型的集團(tuán)型企業(yè)尤其重要,此類企業(yè)更要重視法務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)和相關(guān)數(shù)據(jù)的形成。因?yàn)樵趩误w企業(yè),老板通過電話或者會議的形式,即可了解到企業(yè)經(jīng)營的整體數(shù)據(jù),但是對于業(yè)務(wù)多元化、組織層級眾多的企業(yè)來說,統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),形成基本數(shù)據(jù)庫,本身就不是一件容易的事情,而且從集團(tuán)統(tǒng)一管控的視角出發(fā),集團(tuán)全面掌握各下屬單位的合同交易數(shù)據(jù),全面了解各單位的糾紛案件情況,對于集團(tuán)層面的整體決策至關(guān)重要。當(dāng)然此階段系統(tǒng)建設(shè)的模塊和功能也不是絕對的,需按照各單位的業(yè)務(wù)管理成熟度而定,比如有些單位法律專業(yè)人員較少,業(yè)務(wù)也比較少,法律人員除了審合同外,也沒有那么多的其他法律事務(wù)職能可以管,那么此類企業(yè)可以優(yōu)先考慮建設(shè)合同管理系統(tǒng),后續(xù)隨著企業(yè)的業(yè)務(wù)拓展,外部競爭的逐漸激烈、法務(wù)管理的日益成熟,再逐漸將系統(tǒng)擴(kuò)展到法律事務(wù)的其他職能。
數(shù)據(jù)深層分析和挖掘階段。
在法務(wù)系統(tǒng)建設(shè)一段時(shí)間后,系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)有了一定的積累,可對系統(tǒng)內(nèi)部已形成的數(shù)據(jù),或者與其他系統(tǒng)內(nèi)的相關(guān)數(shù)據(jù)放在一起,做深層次的分析和挖掘,為領(lǐng)導(dǎo)提供更有價(jià)值的數(shù)據(jù)支撐,幫助決策者進(jìn)行管理提升。如可以通過對現(xiàn)有范本的使用頻率、修改頻率等分析出范本需要完善的條款,實(shí)現(xiàn)管理上的提升;也可以通過實(shí)際簽約數(shù)據(jù)的分析,給出同一物資在不同供應(yīng)商之間的價(jià)格對比,從而找到價(jià)格更低的供應(yīng)商,降低企業(yè)的采購成本。分析的結(jié)果也可以用關(guān)聯(lián)性分析的圖標(biāo)進(jìn)行展現(xiàn),如下圖所示:
此階段的系統(tǒng)建設(shè),可以通過法務(wù)系統(tǒng)與相關(guān)系統(tǒng)(如采購系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、主數(shù)據(jù)系統(tǒng)等)的集成,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一匯總分析;也可以借助外部的報(bào)表工具或者成熟的數(shù)據(jù)分析軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)的鉆取和分析,支持企業(yè)的深度決策。
大數(shù)據(jù)處理階段。
在企業(yè)法務(wù)系統(tǒng)及相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)達(dá)到一定的量后,大數(shù)據(jù)就產(chǎn)生了。
大數(shù)據(jù)是不僅是數(shù)據(jù)量上的增加,當(dāng)數(shù)據(jù)量足夠大的時(shí)候就實(shí)現(xiàn)了從量變到質(zhì)變的過程。舉例來說,如果每隔一分鐘甚至一秒鐘拍攝一張照片,則形成的是數(shù)量很多的照片,但隨著處理速度越來越快,從1分鐘一張到1秒鐘1張,突然到1秒鐘10張后,就產(chǎn)生了電影,實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的變化。
大數(shù)據(jù)處理階段數(shù)據(jù)分析的主要目標(biāo)在于了解不同客戶的消費(fèi)需求,并對其消費(fèi)行為進(jìn)行判斷,從而制定出滿足其需求的銷售策略或者推薦,提升企業(yè)在市場上的競爭力,贏得利潤。大數(shù)據(jù)階段的分析,還可以讓企業(yè)根據(jù)市場需求情況分析自身產(chǎn)品和服務(wù)存在的問題并加以改進(jìn),使企業(yè)生產(chǎn)出的產(chǎn)品快速迎合客戶需求,以需定產(chǎn),降低庫存成本。大數(shù)據(jù)階段的分析,還可以通過機(jī)器學(xué)習(xí)等,使計(jì)算機(jī)學(xué)習(xí)一定的知識,識別人的意圖,并可在關(guān)鍵的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)處,給出風(fēng)險(xiǎn)提示和預(yù)警,代替人的部分腦力判斷等。
大數(shù)據(jù)時(shí)代,數(shù)據(jù)分析不再受限于數(shù)據(jù)庫類型,不再受限于數(shù)據(jù)類型(結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)或者非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)),不再受限于企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)或者外部數(shù)據(jù)。此時(shí)的系統(tǒng)建設(shè),可以考慮充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)的相關(guān)技術(shù),實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)、跨網(wǎng)絡(luò)、跨類型的數(shù)據(jù)分析和處理。如利用大數(shù)據(jù)技術(shù),通過對客戶各種征信情況的檢索和分析,企業(yè)可以確定對不同客戶的授信額度,通過授信額度的準(zhǔn)確判斷,即可降低客戶違約的風(fēng)險(xiǎn),又可防止優(yōu)質(zhì)客戶的流失;企業(yè)還可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)與智能識別設(shè)備的結(jié)合,通過二維碼技術(shù)的構(gòu)建,實(shí)現(xiàn)合同的防偽和統(tǒng)一的電子歸檔,防止由于人為違規(guī)而帶來的風(fēng)險(xiǎn),提高企業(yè)法務(wù)管理的合規(guī)性。
當(dāng)然法務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)分析和大數(shù)據(jù)所帶來的價(jià)值遠(yuǎn)不止上述這些,筆者只是基于自身對企業(yè)法務(wù)業(yè)務(wù)的理解,結(jié)合當(dāng)下比較流行的大數(shù)據(jù)技術(shù)和實(shí)踐,作出的初步闡述和設(shè)想。希望能拋磚引玉,激發(fā)企業(yè)法務(wù)工作者或者信息化工作者們,從自身管理需求出發(fā),以數(shù)據(jù)為核心的思維方式思考問題,解決問題,為企業(yè)(尤其是傳統(tǒng)企業(yè))的大數(shù)據(jù)之路引入創(chuàng)新。通過對法務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)的分析和處理,真正幫助企業(yè)進(jìn)行科學(xué)預(yù)測、提升盈利能力,降低成本,實(shí)現(xiàn)管理提升。