協同辦公系統到底有什么用?行業(yè)內外存在兩種認識上的極端。

力挺派認為：協同辦公系統能量巨大，可深度參與企業(yè)的流程再造、組織創(chuàng)新、知識管理、文化建設、執(zhí)行力提升等工作，甚至會起到主導作用。

輕視派認為：協同辦公系統的主要作用就是流程審批、信息發(fā)布、文檔共享，以及其他行政管理工作，可以提升一些工作效率，降低辦公成本。

顯然，這兩種認識都是很片面的，前者過分高估了協同辦公系統的作用，后者又過分低估了協同辦公系統的作用。

通常，協同辦公系統廠商會大力宣傳協同辦公系統的管理理念和作用，結果就很容易夸大事實。而一些不了解協同辦公系統的人，對它的認識還停留在多年前“辦公自動化”的階段，不知道它的理念、功能、應用都已經實現了跨越式的發(fā)展。

對于協同辦公系統的作用，筆者認為華天動力的詮釋最為理性，最為靠譜。作為行業(yè)領導廠商，華天動力善于營造產品，卻并不善于包裝概念，他從來不會說些冠冕堂皇的理念，而都是大白話。但在筆者看來，這些都是大實話。

華天動力認為，協同辦公系統的作用很簡單，那就是幫助企業(yè)做好該做的事。

什么是企業(yè)應該做好的事?溝通、協作和管理。

看起來很簡單吧，這三件事是每一個企業(yè)最基本、最常規(guī)的事情。但試問：有幾個企業(yè)能把這三件事做好?

我們看到的，是大部分企業(yè)都存在溝通不暢、協作低效、管理混亂的問題。

華天動力一直很推崇哈佛大學教授拉姆·查蘭在《CEO說》中的一段話，“就算你在合適的崗位上找到了合適的員工，除非你能夠使他們的工作協同一致，把他們的優(yōu)先業(yè)務聯系起來，否則，你就沒有執(zhí)行的優(yōu)勢。”這段話完美詮釋協同辦公系統的價值。

華天動力認為，協同辦公系統吸收先進的管理理念和辦公方式，實現了表單化、工具化和可視化。它以事務為中心，以結果為導向，幫助組織建立通暢的信息交流體系，有效的協作執(zhí)行體系，精準的決策支撐體系，提升組織內部溝通、協作和管理的能力。

在協同辦公系統中，組織結構、崗位層級、責任權限更加清晰明了，卻并不僵化。因為系統的網狀結構可以完全打破層級、部門、崗位的壁壘，使得溝通、協作與管理不再完全依賴于個人的能力、意愿與習慣，而是依賴于系統的運作。

這個系統是整體的、精確的、高效的、可控的，它使得各項工作的質量和效率有了保障，而每個人的工作因為有了這個系統，也變得更加輕松，可以將更多的精力用于核心事務，而非內耗上。

其實，協同辦公系統的作用到底有多大，一方面取決于系統的性能，但更關鍵的，還要看企業(yè)怎么用，能否用好。

同樣一個系統，有的企業(yè)真的能夠實現“力挺派”所描述的作用，而有的企業(yè)卻只能達到“輕視派”所認為的水平。這就像是同樣一把寶劍，有的人用來征服天下，有的人卻用來切西瓜。