OA系統(tǒng)流程管理,先固化or先優(yōu)化?

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2015-06-17 14:43:22

摘自:千龍網(wǎng)

通過(guò)OA系統(tǒng)進(jìn)行流程管理,是眾多企業(yè)應(yīng)用OA系統(tǒng)的主要目的?!颈坦饒@公司流程經(jīng)理李昌明】:與軟件智慧協(xié)進(jìn)的思路是沒(méi)錯(cuò)的,但是先固化再優(yōu)化,還是要針對(duì)企業(yè)現(xiàn)狀而定。

通過(guò)OA系統(tǒng)進(jìn)行流程管理,是眾多企業(yè)應(yīng)用OA系統(tǒng)的主要目的。在幫助企業(yè)梳理、優(yōu)化辦公流程的過(guò)程中,OA系統(tǒng)起到了非常重要的作用。

但是,在流程管理的過(guò)程中,很多企業(yè)也有一個(gè)困惑,那就是對(duì)各項(xiàng)流程來(lái)說(shuō),應(yīng)該是先固化、再優(yōu)化,還是先優(yōu)化、再固化呢?

之前,一些CIO曾在社區(qū)上對(duì)這個(gè)問(wèn)題展開(kāi)過(guò)熱烈的討論,筆者摘錄了其中的代表性觀點(diǎn),并請(qǐng)行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)廠商華天動(dòng)力OA系統(tǒng)的實(shí)施總監(jiān)萬(wàn)克先生進(jìn)行一番解析。

【冠軍建材股份有限公司CIO郭啟瑞】:目前許多優(yōu)良的軟件都預(yù)留彈性,讓企業(yè)流程可以依照需求更改,當(dāng)然,這時(shí)候也是組織流程再造的機(jī)會(huì)點(diǎn),對(duì)于系統(tǒng)無(wú)法達(dá)成,或沒(méi)有的功能又非要不可時(shí),才考慮導(dǎo)入時(shí)一并開(kāi)發(fā)。但是,建議要降低,如果不是非要不可時(shí), 可以等系統(tǒng)上線穩(wěn)定后再來(lái)開(kāi)發(fā)改善(優(yōu)化), 這樣上線問(wèn)題會(huì)降低很多,上線時(shí)間拉的越長(zhǎng),失敗機(jī)會(huì)越高。

【華天動(dòng)力實(shí)施總監(jiān)萬(wàn)克】:我非常認(rèn)同這個(gè)觀點(diǎn)。我們一直提醒客戶(hù),在OA系統(tǒng)未上線或剛上線時(shí),盡量不要進(jìn)行大范圍的開(kāi)發(fā)。因?yàn)檫@時(shí)候客戶(hù)對(duì)系統(tǒng)還不夠熟悉,這時(shí)提出來(lái)的需求很多是不成熟的,甚至是錯(cuò)誤的。在這種情況下做的開(kāi)發(fā),很容易不適用,耗費(fèi)了不必要的時(shí)間和成本。所以我們建議客戶(hù)在應(yīng)用一段時(shí)間以后,再結(jié)合自己的使用情況,整理意見(jiàn)和需求,就更有針對(duì)性、更準(zhǔn)確了。

【碧桂園公司流程經(jīng)理李昌明】:與軟件智慧協(xié)進(jìn)的思路是沒(méi)錯(cuò)的,但是先固化再優(yōu)化,還是要針對(duì)企業(yè)現(xiàn)狀而定。對(duì)于不注重IT價(jià)值的企業(yè)來(lái)說(shuō),直接要求固化的誘因和方向要明確,即:通過(guò)軟件將本來(lái)存在的問(wèn)題暴露出來(lái),利用軟件樹(shù)立起標(biāo)靶,讓企業(yè)重視起來(lái)再做優(yōu)化;有的企業(yè)光強(qiáng)調(diào)固化,但固化的目的是什么沒(méi)有搞清楚,導(dǎo)致發(fā)現(xiàn)出了問(wèn)題就退縮了,不知所措。有的企業(yè)管理規(guī)范,對(duì)IT重視程度高,則可以考慮從管理角度直接優(yōu)化后,固化到軟件里進(jìn)行觀察,也是可行的。

【華天動(dòng)力實(shí)施總監(jiān)萬(wàn)克】:沒(méi)錯(cuò),企業(yè)特點(diǎn)和發(fā)展階段不同,應(yīng)該采用不同的策略。如果企業(yè)當(dāng)前的主要矛盾是流程混亂、模糊、糾纏,那么就應(yīng)該先規(guī)范起來(lái),然后再優(yōu)化。這時(shí)如果追求一步到位的優(yōu)化,可能會(huì)久拖不決,阻力會(huì)很大。而如果企業(yè)的流程已經(jīng)比較規(guī)范,但過(guò)程冗長(zhǎng),效率低下,執(zhí)行不力,那么就應(yīng)該先考慮如何優(yōu)化的問(wèn)題。總之,先解決主要問(wèn)題。

【福建Micky.Yuan】:我覺(jué)得企業(yè)在建置信息化系統(tǒng)時(shí),一般先標(biāo)準(zhǔn)化、再固化、最后優(yōu)化。在企業(yè)推進(jìn)一套新引進(jìn)的信息系統(tǒng),對(duì)于員工而言就會(huì)涉及到業(yè)務(wù)模式的變更,甚至?xí)|及其根本利益。在企業(yè)信息化個(gè)人建設(shè)先標(biāo)準(zhǔn)化。信息系統(tǒng)在標(biāo)準(zhǔn)化后還不夠,還必須要強(qiáng)有力的執(zhí)行力進(jìn)行固化,方能使系統(tǒng)在企業(yè)進(jìn)行有效的應(yīng)用。此外,信息系統(tǒng)不是應(yīng)用上去就好,它是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)的過(guò)程,故在優(yōu)化上它又是那么的突顯。

【華天動(dòng)力實(shí)施總監(jiān)萬(wàn)克】:企業(yè)實(shí)施與應(yīng)用管理軟件的過(guò)程,就是一個(gè)對(duì)企業(yè)流程重新梳理和優(yōu)化的過(guò)程。但坦白的說(shuō),如果管理者的思維和方式不首先改變,那么很難指望管理軟件來(lái)解決問(wèn)題。管理軟件必須在自身設(shè)計(jì)上滿(mǎn)足企業(yè)流程再造的需求,卻無(wú)法從根本上推動(dòng)企業(yè)的流程再造,因?yàn)檫@是“人”的工作。

顯然,到底是先固化、再優(yōu)化,還是先優(yōu)化、再固化,并沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的答案,只能是具體問(wèn)題具體分析,結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況來(lái)決定。有的時(shí)候,還可能是二者同時(shí)進(jìn)行,不同的流程也應(yīng)該區(qū)別對(duì)待。

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