作為協(xié)同辦公的工具，OA時(shí)刻處理著人機(jī)交互，其易用性尤其不能輕視，并且已經(jīng)成為成熟協(xié)同產(chǎn)品的重要標(biāo)志。國內(nèi)優(yōu)秀的協(xié)同辦公廠商萬戶表示，協(xié)同辦公系統(tǒng)的易用性是先進(jìn)復(fù)雜的技術(shù)平臺和“用戶導(dǎo)向模式”支撐下的靈活易用。只有在真正滿足了用戶功能需求的基礎(chǔ)上，才可以讓協(xié)同辦公系統(tǒng)順暢的融入企業(yè)，追求不斷完美的用戶體驗(yàn)需求，最終實(shí)現(xiàn)真正的易用性。

面對現(xiàn)實(shí)的組織結(jié)構(gòu)，公司對系統(tǒng)易用性的高要求不言而喻。

首先，企業(yè)信息化需要讓全體員工包括領(lǐng)導(dǎo)都真正參與進(jìn)來，尤其是日常辦公中必不可少的協(xié)同辦公系統(tǒng)。然而，公司內(nèi)部員工年齡層跨度較大，在60、70、80、90后同處一個(gè)辦公室的情況下，計(jì)算機(jī)水平參差不齊，在對新事物的理解和接受速度上也不一致。

其次，系統(tǒng)是否易用直接決定了公司培訓(xùn)成本的高低。操作復(fù)雜的協(xié)同辦公系統(tǒng)意味著更高的培訓(xùn)成本。其中包含時(shí)間成本、財(cái)務(wù)成本、人工成本、硬件成本等等。而且，易用性不高的系統(tǒng)僅教會企業(yè)決策者一方熟悉掌握就需要花費(fèi)很長一段時(shí)間，更不要說讓企業(yè)全體上下熟練運(yùn)用。很多企業(yè)就因?yàn)橄到y(tǒng)操作太復(fù)雜無法全員推廣使用致使項(xiàng)目半途而廢。

于是，企業(yè)對系統(tǒng)的易用性的呼聲也越來越高，其中協(xié)同辦公系統(tǒng)的易理解性、易學(xué)習(xí)性、易操作性均成為企業(yè)CIO選型中不可輕視的重要因素。

一、OA系統(tǒng)的易理解性

首先是對產(chǎn)品的前期理解，包括產(chǎn)品的介紹、宣傳資料。如今，許多廠商對自我產(chǎn)品包裝過度，美其名曰時(shí)尚前衛(wèi)，洋洋灑灑一大篇，讓用戶越看越朦朧。萬戶網(wǎng)絡(luò)一貫堅(jiān)持用最簡練的語言闡釋最真實(shí)的產(chǎn)品，萬戶認(rèn)為，產(chǎn)品資料關(guān)鍵在于言簡意賅，語言直白，用簡練的文字讓用戶最快讀懂、了解產(chǎn)品才是王道。

其次是對功能名稱和圖標(biāo)的理解和熟識。系統(tǒng)功能的名稱和圖標(biāo)應(yīng)該簡單、明了、沒有歧義、容易理解，而不是讓用戶去猜測它的真實(shí)作用。萬戶網(wǎng)絡(luò)秉持根據(jù)具體應(yīng)用情況為客戶量身打造符合其使用習(xí)慣的功能名稱和圖標(biāo)，便于客戶的操作使用。

二、OA系統(tǒng)的易學(xué)習(xí)性

容易學(xué)習(xí)是用好軟件的第一步。易學(xué)習(xí)性高的協(xié)同辦公系統(tǒng)要求員工進(jìn)入操作界面后一目了然，能夠直觀、快速的找到自己所需要的功能菜單，并能方便地完成操作。而系統(tǒng)使用手冊多出自專業(yè)人員之手，大量的專業(yè)術(shù)語使得計(jì)算機(jī)水平本不高的用戶無法理解，造成晦澀難懂的尷尬局面。萬戶網(wǎng)絡(luò)始終站在用戶的角度，充分考慮普通用戶的接受水平，語言直白、描述細(xì)致、邏輯清晰，盡量避免專業(yè)術(shù)語，每一步操作步驟清楚、細(xì)致，讓用戶輕松獲得幫助。

其次，易用的協(xié)同辦公系統(tǒng)允許管理員在最短的時(shí)間內(nèi)完成系統(tǒng)的安裝、初始設(shè)置、用戶錄入以及權(quán)限分配，進(jìn)行培訓(xùn)后，保證用戶在最快的時(shí)間里熟練使用常用功能，不僅降低技術(shù)人員日后的重復(fù)工作，更為企業(yè)節(jié)省大量的學(xué)習(xí)成本。這也是萬戶網(wǎng)絡(luò)始終堅(jiān)持的原則，將繁雜交給自己，將簡便留給客戶。

三、OA系統(tǒng)的易操作性

操作的易用性主要體現(xiàn)在軟件的界面設(shè)計(jì)合理、操作簡單以及人機(jī)交互界面友好等。易操作的協(xié)同辦公系統(tǒng)各項(xiàng)功能設(shè)計(jì)直接，爭取經(jīng)過簡單培訓(xùn)，讓企業(yè)員工直接上手操作，無需過多的依賴操作手冊和培訓(xùn)。與此同時(shí)，現(xiàn)在的協(xié)同辦公系統(tǒng)功能越來越多、越來越細(xì)化，在不斷強(qiáng)化功能應(yīng)用的同時(shí)，也一直在追求操作效率的最大化。通過盡可能地減少操作頁面、簡化工作流程，不斷提高易操作性，來提升企業(yè)工作效率，節(jié)約人力成本。例如，在萬戶網(wǎng)絡(luò)ezOFFICE（www.whir.net）流程中，采用圖形化、可拖拉式的方式進(jìn)行流程定義，流程建模直觀、簡潔。在具體操作上，爭取最簡便的流程和步驟，在一個(gè)界面完成整體操作。

眾所周知，協(xié)同辦公系統(tǒng)產(chǎn)生的初衷就是為了將繁雜的紙質(zhì)傳統(tǒng)辦公簡便化，快捷化，也只有容易操作的協(xié)同軟件，才能做到真正高效的辦公助手。綜上所述，協(xié)同辦公系統(tǒng)的易用性在應(yīng)用中舉足輕重，也越來越成為企業(yè)CIO在選型時(shí)不可輕視的重要考慮因素。