然而，沒有組織或分類文件的用戶可能會(huì)浪費(fèi)時(shí)間尋找某些項(xiàng)目，占用不必要的文件存儲(chǔ)資源，并可能丟失文件數(shù)據(jù)。如果沒有用戶可以遵循的計(jì)劃，管理員也很難管理文件存儲(chǔ)，這可能會(huì)導(dǎo)致在運(yùn)行路由作業(yè)時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題，例如為文件系統(tǒng)安排備份。
以下六種文件存儲(chǔ)最佳實(shí)踐可以確保文件位于需要的位置并易于查找。這將有助于防止數(shù)據(jù)丟失，便于為業(yè)務(wù)或法律定位文件，并促進(jìn)更好地使用文件存儲(chǔ)和用戶之間的一致性。
1.實(shí)現(xiàn)一致的命名約定
具有定義的組織范圍文件存儲(chǔ)命名約定的企業(yè)可以比沒有系統(tǒng)的企業(yè)更快地定位數(shù)據(jù)。應(yīng)該鼓勵(lì)命名約定，并建議團(tuán)隊(duì)成員遵守這些約定，以便多個(gè)用戶可以通過(guò)搜索找到和訪問(wèn)文件。
命名約定還可以鼓勵(lì)用戶包含其他信息，以提高文件搜索的可見性。例如，一些企業(yè)可能會(huì)選擇“01_01_2022_ProjectName”這樣的結(jié)構(gòu)，在一個(gè)標(biāo)簽中表示月、日、年和項(xiàng)目或文件名。
通過(guò)一致的命名結(jié)構(gòu)，使用共享文件系統(tǒng)進(jìn)行文件協(xié)作的企業(yè)可以在需要時(shí)輕松地找到文件。在自己的設(shè)備或本地存儲(chǔ)設(shè)備上存儲(chǔ)文件的用戶也可以從一致的命名結(jié)構(gòu)中受益。
2.使用保留策略
保留策略會(huì)在某個(gè)日期之后自動(dòng)刪除數(shù)據(jù)或刪除在指定的時(shí)間內(nèi)沒有人訪問(wèn)過(guò)的數(shù)據(jù)。如果由于HIPAA和GDPR等監(jiān)管、隱私和安全要求，企業(yè)需要定期刪除數(shù)據(jù)，并使用保留策略。
保留策略對(duì)于規(guī)范的文件刪除和保留策略非常有用，但是企業(yè)也可以使用保留策略來(lái)防止浪費(fèi)存儲(chǔ)空間。管理員可以建議用戶創(chuàng)建具有保留策略的文件夾，這樣他們就可以在其中存儲(chǔ)某些文件。在以這種方式使用保留策略之前，只需確保不再需要這些文件。
例如，如果團(tuán)隊(duì)不確定是否很快需要一個(gè)文件或一組文件，并且在刪除或保留數(shù)據(jù)方面沒有任何的合規(guī)性、業(yè)務(wù)或法律限制，那么他們應(yīng)該為文件指定一個(gè)文件夾并設(shè)置保留策略。如果定期刪除文件，這應(yīng)該可以防止存儲(chǔ)空間變得過(guò)于擁擠。
3.避免保存不必要的文件
企業(yè)和用戶需要保存大量數(shù)據(jù)，包括稅務(wù)文件或客戶數(shù)據(jù)等文件，但他們不必保存諸如原有項(xiàng)目文件和不包括備份版本的重復(fù)文件等文件。
試圖“以防萬(wàn)一”地保存所有內(nèi)容可能會(huì)浪費(fèi)存儲(chǔ)資源并增加存儲(chǔ)成本。管理員還應(yīng)該建議用戶只保留他們的團(tuán)隊(duì)需要或可能需要的數(shù)據(jù)，用于當(dāng)前的、過(guò)去的或未來(lái)的項(xiàng)目。
4.為文件分組和文件夾結(jié)構(gòu)建立策略
許多文件夾的結(jié)構(gòu)都是基于用戶可以根據(jù)日常任務(wù)輕松導(dǎo)航的內(nèi)容。根據(jù)企業(yè)或團(tuán)隊(duì)的典型工作流程選擇文件夾結(jié)構(gòu)，以鼓勵(lì)用戶以相同的方式存儲(chǔ)文件和組織文件夾層次結(jié)構(gòu)。
管理員應(yīng)該記錄共享文件夾結(jié)構(gòu)，并與員工和利益相關(guān)者共享，以便使用文件系統(tǒng)的每個(gè)人都按照相同的規(guī)則存儲(chǔ)文件。例如，主要與客戶打交道的企業(yè)可能會(huì)按客戶名稱組織文件夾，如果他們的工作流程與時(shí)間框架相關(guān)聯(lián)，則可以按日期組織文件夾。
如果有必要，為不同的團(tuán)隊(duì)開發(fā)單獨(dú)的文件層次結(jié)構(gòu)。例如，財(cái)務(wù)部門可能根據(jù)日期構(gòu)建文件夾層次結(jié)構(gòu)，銷售團(tuán)隊(duì)可能根據(jù)客戶名稱構(gòu)建文件夾層次結(jié)構(gòu)。
無(wú)論選擇什么樣的策略，都要記錄要遵循的結(jié)構(gòu)。
5.元數(shù)據(jù)易于搜索
許多基于文件的存儲(chǔ)系統(tǒng)都具有元數(shù)據(jù)功能。搜索包含文本的文件很簡(jiǎn)單，但是不包含文本的數(shù)據(jù)可能很難找到。
為了解決這個(gè)問(wèn)題，用戶可以在png、jpeg和mp4等文件中添加元數(shù)據(jù)，以便于搜索。元數(shù)據(jù)允許用戶添加關(guān)鍵字或描述，并在文件創(chuàng)建時(shí)通知用戶。鼓勵(lì)用戶在非文本文件的元數(shù)據(jù)中添加標(biāo)記或關(guān)鍵字，以使它們更容易找到。
6.了解版本歷史
與文件協(xié)作通常意味著覆蓋或編輯文檔，但一定要了解版本歷史。
將文件的錯(cuò)誤版本發(fā)送給同事以供內(nèi)部使用可能不會(huì)有問(wèn)題，但是如果文檔的最終交付版本是最終客戶端交付的，或者由于法律原因需要文檔，則無(wú)法存儲(chǔ)或保留文檔的最終版本可能會(huì)成為大問(wèn)題。
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