《企業(yè)網(wǎng)D1Net》2014年2月20日編譯：

如何才能讓自己的團(tuán)隊(duì)更有工作效率，這是眾多CIO和IT主管經(jīng)常思考的一個問題。這里有來自CIO，IT主管，項(xiàng)目經(jīng)理，以及工作效率和領(lǐng)導(dǎo)力專家的排名最靠前的11條建議，來讓IT團(tuán)隊(duì)發(fā)揮出最大的價值。

1.設(shè)定目標(biāo)--并保持“靈活”。項(xiàng)目管理咨詢公司cPrime的聯(lián)合創(chuàng)始人兼CEO表示，“設(shè)置靈活的目標(biāo)”，“設(shè)定團(tuán)隊(duì)季度目標(biāo)，然后把目標(biāo)分解成團(tuán)隊(duì)成員能夠自己安排和管理的小目標(biāo)”。

2.針對目標(biāo)進(jìn)行溝通，從一開始就確定期望值和每個隊(duì)員所扮演的角色。OneRoof Energy公司技術(shù)和企業(yè)服務(wù)副總裁Hussein Yahfoufi表示，“向你的團(tuán)隊(duì)提供每個項(xiàng)目，活動和任務(wù)等的背景信息和戰(zhàn)略方向”，“這不僅使團(tuán)隊(duì)成員更有積極性，而且能讓他們更專注”。

定制軟件開發(fā)商Geneca的執(zhí)行合伙人和客戶顧問McClain補(bǔ)充道，“每個團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)該知道他們的最終目標(biāo)是什么，以及其有什么樣的遠(yuǎn)景”。

McClain表示，“團(tuán)隊(duì)中的每一個成員都必須非常清楚自己在整個項(xiàng)目中的位置，以及他們對整個項(xiàng)目完成的所起的作用”，這極為重要。

3.提供工具和基礎(chǔ)設(shè)施來提高協(xié)作和工作效率。西雅圖兒童醫(yī)院的首席信息官Wes Wright表示，這是每個IT經(jīng)理的基本規(guī)則。最好的團(tuán)隊(duì)也是依靠其有效的資源和日常所用的系統(tǒng)。如果想讓IT團(tuán)隊(duì)發(fā)揮最大的價值，就需要選擇和應(yīng)用恰當(dāng)?shù)墓ぞ摺２渴鸱浅０踩?，而且讓用戶能直觀操作的解決方案，這能減少人工時間，同時提高確定網(wǎng)絡(luò)問題的精確度。

幫助企業(yè)迅速開發(fā)和交付移動和Web應(yīng)用的Zend公司的首席執(zhí)行官Andi Gutmans表示，給開發(fā)人員和IT團(tuán)隊(duì)實(shí)施一個可以共享的平臺，那么健康應(yīng)用或項(xiàng)目就會容易被運(yùn)營的團(tuán)隊(duì)查看，而且問題也能更迅速地被解決。

惠普LaserJet和企業(yè)解決方案市場總監(jiān)Aaron Weiss補(bǔ)充道，當(dāng)有需要跨部門協(xié)同工作的項(xiàng)目時，擁有讓各部門順暢溝通的技術(shù)資源是必需的。IT經(jīng)理和CIO應(yīng)該能容易地共享項(xiàng)目狀態(tài)報告或信息更新……通過云端文檔管理系統(tǒng)讓團(tuán)隊(duì)容易地向云端狀態(tài)文檔提供更新。

此外，Dropbox企業(yè)戰(zhàn)略副總裁Ross Piper指出，企業(yè)CIO可以通過部署和平臺無關(guān)的解決方案，讓用戶在任何時間，任何地方，都能在任何設(shè)備上同步重要的工作文件和訪問他們。

4.簡化工作流程 -- 并且減少不必要的工作。GE Capital公司IT技術(shù)中心和服務(wù)部門的首席信息官Charles Galda表示，團(tuán)隊(duì)想做出大的成就，有時候只需要掃除障礙。GE Capital公司有一個叫做TAP(技術(shù)提高生產(chǎn)力)的程序，給出了一些關(guān)于如何更好地使用技術(shù)，找到跨時區(qū)全球會議的最佳時間，把差旅的安排無縫地轉(zhuǎn)移到Outlook的簡單方法。

另外一個舉措是不斷確定經(jīng)理的審批，通知等，以此來知道什么時候不再增加工作以及哪些可以省略。省略不必要的步驟讓員工保持沖勁，從而使企業(yè)能更快和更靈活地來應(yīng)對客戶。

此外，提供定制軟件開發(fā)的IT咨詢和IT配置創(chuàng)新公司LLC的創(chuàng)始人兼首席執(zhí)行官Steven A. Lowe表示，問你自己 -- 同時讓你的部門主管也問他們自己，“每一個表格，報告，狀態(tài)更新，電子郵件，備忘錄和會議，確有必要嗎?”

Lowe說：“如果一項(xiàng)要做的工作對目標(biāo)沒有明顯和直接的益處，看是否可以簡化或省略，另外，向團(tuán)隊(duì)征詢簡化流程的方法，哪些必要的工作可以由其他人來完成。”

5.定期舉行團(tuán)隊(duì)會議 -- 但是需要避免過度會議。Halogen Software公司的信息技術(shù)總監(jiān)Mazin Abou-Seido指出，“這是一個和團(tuán)隊(duì)成員分享部門愿景，團(tuán)結(jié)團(tuán)隊(duì)成員的機(jī)會，我們發(fā)現(xiàn)通過在月度和季度的會議上分享宏大的遠(yuǎn)景能讓整個團(tuán)隊(duì)更好地理解我們要達(dá)成的目標(biāo)，并且能鼓勵每個人更好地在一起工作，實(shí)現(xiàn)共同的目標(biāo)。”

只是要小心掉進(jìn)過度會議的陷阱。安排每周一次或每月一次的定期團(tuán)隊(duì)或部門會議，并且保證每個人都能記住并預(yù)留時間來參加會議。

6.減少工作報告和給員工足夠的信任。Excella Consulting公司的首席顧問和項(xiàng)目管理領(lǐng)導(dǎo)Jonathan Bruskin說：“你雇傭了聰明，有才華的員工，他們自己能完成工作。那就放手讓他們?nèi)プ霭桑^度的細(xì)節(jié)干預(yù)和監(jiān)督能殺死員工的創(chuàng)造力和斗志。”首席信息官，首席執(zhí)行官和項(xiàng)目經(jīng)理可以通過溝通目標(biāo)和清楚管理障礙來提高團(tuán)隊(duì)的工作效率。

此外，提供內(nèi)容基礎(chǔ)架構(gòu)軟件的Metalogix公司的產(chǎn)品總監(jiān)Christian Buckley建議道：“減少工作報告的數(shù)量，來讓員工有足夠的精力專注于本身的工作，如果他們一天當(dāng)中有超過10%的工作時間是花費(fèi)在工作報告上面的，從根本上來說，肯定有些事情是錯誤的，需要不斷檢討和改進(jìn)工作報告來優(yōu)化工作指標(biāo)。”

7.提供實(shí)時的反饋 -- 無論是正面的還是負(fù)面的。提供領(lǐng)導(dǎo)力開發(fā)和培訓(xùn)的Fierce公司的總裁兼首席執(zhí)行官Halley Bock說：“立即公開表揚(yáng)團(tuán)隊(duì)成員做出的成績，相反，立即私下解決問題或做出改進(jìn)。實(shí)時的績效反饋可以增強(qiáng)每個人工作的主動性，建立信任度，讓他們在任何時候都知道自己的立場和位置。”

8.集中精力，保持專注。基于Web的甘特圖軟件提供商TeamGantt的聯(lián)合創(chuàng)始人Nathan Gilmore說：“讓整個團(tuán)隊(duì)有大塊兒的工作時間，期間專注于工作，關(guān)閉即時通訊，避免會議打擾。這樣不被打擾的大塊兒的工作時間可以使團(tuán)隊(duì)的工作效率大幅提升。”

9.制定合理的績效薪酬制度。Abou-Seido說：“在Halogen，我們的員工都設(shè)定和公司大目標(biāo)緊密相關(guān)的季度目標(biāo)，作為我們的績效薪酬制度的一部分，每個員工的目標(biāo)和公司的目標(biāo)管理制度緊密相關(guān)，當(dāng)員工完成自己設(shè)定的目標(biāo)時，就能拿到季度獎金。除了個人目標(biāo)，團(tuán)隊(duì)成員還有共同的團(tuán)隊(duì)目標(biāo)，這能鼓勵團(tuán)隊(duì)成員一起協(xié)作和發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神。員工和經(jīng)理一起設(shè)定目標(biāo)，而且，正因?yàn)槿绱?，團(tuán)隊(duì)成員能全身心地投入到工作中，并能積極地實(shí)現(xiàn)他們的目標(biāo)。”

10.提供發(fā)展機(jī)會。Bock說：“給員工機(jī)會去增加和接受新的挑戰(zhàn)，增加責(zé)任，這種發(fā)展機(jī)會不僅能讓員工自己受益，它還能顯示出整個團(tuán)隊(duì)有學(xué)習(xí)和提高的機(jī)會和空間，同時還能表現(xiàn)出，作為一個領(lǐng)導(dǎo)，你愿意去嘗試，并相信員工能盡最大的努力來獲得成功。”

11.自由的工作環(huán)境和人性化的生活服務(wù)。這也是像Google等公司提供免費(fèi)食物的一個原因。在線協(xié)作平臺Groopt的幸福開路先鋒Ginny Hunter說：“一定要你的團(tuán)隊(duì)有吃點(diǎn)心的時間，并且為他們準(zhǔn)備點(diǎn)心，有時候我們只需要一個吃點(diǎn)心的短暫時間的休息，無論是水果還是濃咖啡，都能讓我們愉快地度過每一天，而且，相對于走在大街上，在辦公室中能隨手拿一些點(diǎn)心會更方便。”